Проджект-менеджер: как эффективно управлять проектом

Многие современные менеджеры становятся проджект-менеджерами в процессе работы, без специальной подготовки. Из-за этого нередко возникают ошибки и тратится драгоценное время. Как управлять проектом эффективно. Начнём по порядку.

Что нужно знать о проекте

Под понятие проекта подпадает деятельность, отвечающая четырём основным требованиям:

1. Временные рамки. У проекта есть планируемая дата завершения, после которого команда проекта распускается.
2. Бюджет. Команде необходимо уложиться в установленную сумму.
3. Результат. Он должен быть у каждого проекта. Например, рекламный трафик, изданная брошюра и т.п.
4. Уникальность. Каждый проект отличен от других и создаётся единожды. Простой пример можно рассмотреть на марке популярного шоколада. Когда в производство была запущена серия с белым шоколадом или лесными орехами.

Кто участвует в проекте: 8 ключевых фигур

В проекте могут участвовать различные физические лица, предприниматели и организации. Состав зависит от масштаба и сложности проекта. Основных участников обычно восемь.

1. Заказчик. Это организация или отдельный человек — будущие владельцы результатов проекта. Заказчик финансирует проект и определяет требования к результату.
   Если заказчиком выступает организация, то внутри могут выделять две роли: инициатор и куратор. Первый определяет потребность в проекте, второй отвечает за достижение проектом конечных целей.
2. Менеджер проекта. Управляет проектом, следит, чтобы цели были достигнуты, а команда уложилась в бюджет и сроки. Собрать команду — также задача менеджера проекта.
3. Команда проекта — группа работающих над проектом специалистов.
4. Команда управления проектом — группа менеджеров, помогающих управлять проектом. В подчинении у каждого может быть своя подкоманда.
5. Подрядчик (и субподрядчики) — организации или люди, которые вступают в отношения с заказчиком и берут на себя ответственность за выполнение проекта или части проекта по договору.
6. Инвесторы — лица или организации, вкладывающие в проект деньги.
7. Органы власти — структуры государственного уровня, выдвигающие к проекту определённые требования.
8. Потребители — люди, которые будут пользоваться результатами проекта.

Из чего состоит управление проектом: 4 этапа

Процесс управления проектом укладывается в четыре этапа.

1. Инициация. Этап, на котором нет плана проекта, но есть представление о заказчике, потребителях и инвестировании.
2. Планирование. Просчитывается время и бюджет проекта. Определена команда специалистов и последовательность операций.
3. Исполнение. Нужно проанализировать работу команды, смотреть на соответствие результата утверждённому плану, вносить корректировки.
4. Завершение. Анализ итоговых результатов. Презентация заказчику и потребителям, сбор мнений о результатах проекта.

Как составить план проекта: 6 шагов

Для того, чтобы проект не страдал от подводных камней, потребуется план. Он предполагает определение целей и участников, организацию и контроль, график выполнения работ.

1. Прежде всего, задайтесь вопросами:
   • Зачем нужен проект?
   • Какую пользу компании, участникам и потребителям он принесёт?
   • Какими будут критерии успешности проекта?
   • Каким должен быть результат?
2. После того, как ответы будут найдены, нужно определиться с составом команды и разложить проект на «составные части» — более мелкие и контролируемые работы. Это называется декомпозицией работ.
3. Распределите зоны ответственности специалистов, чтобы они работали согласованно и не тащили задачу в разные стороны. Распределить ответственности можно следующим образом:
   • непосредственно исполнители;
   • те, кто определяют, как выполнить работу;
   • те, кто контролируют процесс и результат.
4. Составьте техническое задание. Проконтролируйте, что исполнителю понятны поставленные задачи.
5. Составьте график работ. Задачи необходимо выполнять по таймплану, это придаст ясности: когда и какие задачи нужно делать, когда будут готовы промежуточные результаты. Для этих целей можно нарисовать диаграмму Гранта.
6. Выявите возможные риски. Проблемы могут возникнуть на любом этапе работ, и их нужно минимизировать. Часто недостатки возникают из-за:
   • неверно оцененного времени,
   • плохо сформулированных требований,
   • изменения задач,
   • сокращения бюджета,
   • неверно распределённых ролей.

Помните, что практически ни один проект не идёт гладко. Нужно заранее предусмотреть каждую ситуацию и продумать пути решения.