Бизнес-этикет: 5 правил деловой переписки, которые пригодятся секретарю и помощнику руководителя

Электронные письма — часть современной бизнес-коммуникации, способ взаимодействовать с партнёрами, ведомствами, персоналом.

Нередко от их искусности и точности зависит, рассмотрят ли партнёры ваше предложение, подпишет ли клиент контракт, будет ли согласован проект.

Деловая переписка отражает уровень профессионализма. Если специалист дружен с правилами, ему проще завоевать доверие адресата, с ним приятно решать рабочие вопросы.

В компаниях обязанности по ведению деловой переписки часто ложатся на профессиональных секретарей, ассистентов, помощников руководителя. Знание бизнес-этикета электронных сообщений — хороший бонус в копилку компетенций таких специалистов. Как вести переписку по правилам. Разберём несколько важных вопросов.

1. Что прописать в теме

Тема должна соответствовать содержанию письма. Пропишите её так, чтобы адресат понял — спам это или нет, насколько вопрос важный и срочный. Добавьте ключевые слова, которые раскроют суть послания.

От обобщений темы: «Договор», «Счёт» лучше отказаться в пользу конкретики: «Счёт на оплату грузоперевозок. Иванов», «Договор купли-продажи. Смирнов».

Правило: одно письмо — один информационный повод!

2. Как выстроить структуру письма

Можно придерживаться классической структуры текста:

• краткая вводная часть (поприветствуйте адресата и сообщите о цели письма);
• основное содержание (раскройте суть вопроса);
• заключение (подведите итог, сделайте выводы, задайте вопросы, призовите к какому-либо действию).

Важно обратиться к адресату по имени, представиться и изложить цель письма.

В качестве приветствия лучше использовать конструкции: «Здравствуйте», «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». А вот такие популярные формы как «Приветствую» и «Доброго времени суток!» использовать не рекомендуется.

Основная часть письма должна быть лаконичной, сдержанно описывать подробности. Избегайте долгих вступлений, сложных речевых конструкций. Пишите коротко, по делу, чётко и без воды, чтобы адресат сразу вник в суть вопроса и понял, что от него хотят.

Текст следует разделить на абзацы по смыслу. В первых строчках сформулируйте главную мысль. В следующих абзацах приводите объяснения, аргументы. Конкретно формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте, в какой срок ожидаете ответа.

В заключении оставьте призыв к действию и укажите контакты.

3. Как подписать сообщение

Важно оставить максимум информации о способах и каналах взаимодействия с компанией. В оптимальном варианте подпись в E-mail должна включать:

• инициалы отправителя, его должность;
• полное название компании;
• контакты (телефон, e-mail, сайт и т.д.).
• ссылки на социальны сети компании и мессенджеры.

Начать подпись можно с одной из шаблонных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и других.

Некоторые компании добавляют менее официальную подпись, отражающую сферу их работы. Например: «Уютных вам выходных!» или «Вкусного дня!» Такие подписи могут неплохо работать при отправке предложений клиентам. Но в сугубо деловой переписке прибегать к ним не рекомендуется.

4. Как работать с вложениями

Прикреплённые к письму файлы следует называть так, чтобы было понятно, что содержится внутри. Так получателю будет проще найти нужное вложение.

Используйте распространённые форматы, с открытием которых у получателя не возникнет сложностей (.doc или .xls и т. д.). Объёмные файлы лучше передать через облачные файловые хранилища, поскольку большие вложения могут блокироваться корпоративными почтовыми серверами.

5. Каких конструкций, слов, знаков нужно избегать

При составлении делового письма нужно запомнить несколько «Не».

• Не используйте слова, которые принижают вашу значимость: «хотели бы предложить», «могли бы вы рассмотреть такое предложение?».
• Неуместны слова-паразиты и уменьшительно-ласкательные формы: «короче», «это самое», «проблемка», «разговорчики» и т.д.
• Не стоит использовать специфические термины и аббревиатуры, которые люди других сфер деятельности могут не знать. Если же они, с вашей точки зрения, должны присутствовать в письме, то стоит пояснить их значение.
• Не украсят деловую переписку и сокращения простых повседневных слов: «спс», «плз». Их наличие в письме может указать собеседнику, что вы экономите на времени общения с ним.
• Не злоупотребляйте изобилием и размером шрифтов. Чтобы сообщение было понятно и удобно читать, его нужно оформить в едином стиле. Используйте единый шрифт. Многообразие шрифтов может отвлекать получателя от сути разговора, а текст, набранный через Сaps Lock, может вызвать негативную реакцию, в больших буквах будет читаться повышенный тон и давление
• Не увлекайтесь большим количеством вопросительных и восклицательных знаков. Придерживайтесь сдержанного и нейтрального тона.
• Не дублируйте сообщения. Переспрашивать, копируя своё предыдущее сообщение — не лучшая идея. Если адресат не ответил на письмо, а проблема срочная, лучше перефразируйте письмо и задайте вопрос иначе.

Два важных действия, которые необходимы перед отправкой

1. Контрольная проверка текста. Одно из главных правил деловой переписки — внимательность. Грубые ошибки могут испортить впечатление от прочитанного.

Проверка написанного никогда не будет лишней. Тщательно просмотрите всё, что отправляется. Перепроверьте написанное на наличие речевых, грамматических, орфографических и других ошибок. Убедитесь, что соблюдена логика повествования.

2. Проверьте список адресатов. Чтобы не ошибиться, адреса лучше не вбивать вручную, а скопировать из источника.

Постепенно и аккуратно добавляйте каждый электронный адрес из списка получателей. Приоритетных адресатов лучше поставить в поле «Кому», остальных добавить в графу «Копия».

Итак, с отправкой разобрались. Не забывайте своевременно отвечать на входящие письма, особенно если собеседник ждёт обратный связи в срочном порядке.