«Чертова дюжина» ошибок в бухгалтерской отчетности

Cтатья в журнале «Практическая БУХГАЛТЕРИЯ» № 3,март 2011

Сдача годовой бухгалтерской отчетности всегда была головной болью бухгалтера. Мы расскажем вам о типичных ошибках, допускаемых при составлении отчетности. Эта информация поможет избежать их в настоящем и не допускать в будущем. Лучше изучить чужие ошибки, чтобы впоследствии не допускать своих.

Бухгалтерская отчетность организации должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Если же в отчетность вкрались ошибки, она не будет отвечать требованиям полноты и достоверности.

Основные причины появления ошибок

Основные причины появления ошибок в бухгалтерской отчетности можно разделить на четыре основные группы:

Нарушение порядка подготовки к составлению отчетности

Рассмотрение типичных ошибок начнем с нарушения порядка подготовки к составлению отчетности. Ведь именно на этом этапе можно избежать всех остальных ошибок.

Необходимость проведения инвентаризации расчетов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – обязанность компаний, закрепленная законодательством (п. 2 ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»). К сожалению, немногие предприятия ее проводят. И это одна из самых распространенных ошибок. В этом случае ни руководители фирмы, ни ее собственники не знают реального положения дел.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Другой распространенной ошибкой является проведение инвентаризации «на бумаге». С одной стороны, имеются в наличии все ведомости и описи. Но они составлены формально, реальная инвентаризация не проведена. Не проверено наличие имущества, не уточнены обязательства. Поэтому эффективность «бумажной инвентаризации» равна нулю. А ведь именно по результатам инвентаризации можно выявить недостачу или неоприходованные активы. Также можно установить отсутствующие документы и подтвердить задолженность. Напомним, что задолженность, как дебиторскую, так и кредиторскую, можно подтвердить только на основании актов сверки расчетов. К сожалению, многие бухгалтеры думают, что акты сверки должна составлять и рассылать сторона, у которой отражается реализация. На деле рассылает акты сверки расчетов та сторона, которая заинтересована в правильности расчетов.

Запомните, что проведение инвентаризации никогда не бывает лишним мероприятием. Особенно перед составлением годовой отчетности.

Ошибки при ведении бухгалтерского учета

Если при ведении бухгалтерского учета допущена ошибка, то она может привести и к появлению ошибок в отчетности. Ведь отчетность формируется на основании регистров бухгалтерского учета.

Определение инвентарного объекта

Согласно пункту 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, которым может признаваться:

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Предусмотрена возможность учитывать основные средства в составе материалов (п. 5 ПБУ 6/01). Но только при условии, что их стоимость не превышает 20 000 рублей за единицу. Безусловно, такой порядок учета должен быть прописан в учетной политике.

Обратите внимание! В настоящее время в ПБУ 6/01 готовятся поправки, согласно которым в составе МПЗ можно будет принимать основные средства с первоначальной стоимостью не более 40 000 руб.

Согласно налоговому кодексу амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 рублей (до 2011 г. - стоимостью более 20 000 руб.).

При таких условиях появляется соблазн, с одной стороны, упростить учет основных средств, а с другой стороны, уменьшить налоговые обязательства по налогу на прибыль. То есть все предполагаемые основные средства разбить на отдельные объекты стоимостью менее 20 000 руб. (40 000 руб.) В этом случае активы можно учесть не как основные средства, а как МПЗ. Кроме того, можно сэкономить на налоге на имущество.

Но не надо забывать, что единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. При этом в его состав должны включаться любые предметы, которые имеют общее управление, и могут работать только в комплекте.

Примеры таких обособленных комплексов приведены в пункте 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утв. Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Принятие к учету сложных объектов не комплексно, а по отдельности, может привести к тому, что в учете компании будут отсутствовать активы, которые необходимы для обеспечения непрерывного производственного процесса. Например, вместо сложного станка в учете будут значиться его отдельные элементы, которые сами по себе не способны выполнять необходимые функции.

Кроме того, учет активов не в составе инвентарного объекта, приводит к увеличению состава затрат и уменьшению показателя внеоборотных активов.

Ошибки, связанные с неправильной классификацией инвентарных объектов основных средств, можно выявить по итогам инвентаризации. Для того, чтобы инвентаризация прошла эффективно, необходимо наличие:

Квалификация расходов на восстановление основных средств

Часто компании квалифицируют затраты на восстановление основных средств только как ремонтные работы. В этом случае увеличиваются затраты и уменьшается стоимость внеоборотных активов. Кроме того, сокращается база для исчисления налога на имущество.

Обращаем внимание на важность правильного классифицирования затрат на восстановление объекта основных средств: как ремонт или модернизацию. Согласно пункту 27 ПБУ 6/01 затраты на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств увеличивают первоначальную стоимость объекта. Однако при окончании работ должны повыситься показатели функционирования объекта (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.). В то же время расходы на ремонт отражаются в составе расходов отчетного периода, к которому они относятся.

Поэтому необходимо знать, что именно было сделано: отремонтировано основное средство или, например, произведена его модернизация (реконструкция, достройка, дооборудование).

Основное отличие ремонта от модернизации (реконструкции, достройки, дооборудования) в учете состоит в том, что в последнем случае свойства объекта совершенствуются.

Под расходами на ремонт подразумевается стоимость работ по поддержанию основных средств в рабочем состоянии в течение срока их полезного использования, которые не приводят к улучшению первоначальных нормативных показателей функционирования. После модернизации (реконструкции) показатели, характеризующие объект, улучшаются (письмо Госкомстата России от 9 апреля 2001 г. № МС-1-23/1480).

Чиновники финансового ведомства в своем письме указали ряд документов, которыми следует руководствоваться при определении видов выполненных работ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-11-06/2/41).

Обратите внимание, если затраты на восстановление объекта основных средств были неправильно квалифицированы изначально, то исправить положение можно по результатам инвентаризации.

Отражение в учете арендованных помещений

Многие предприятия арендуют нежилые помещения для своей деятельности, но сведения об аренде не отражают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Соответственно, в бухгалтерской отчетности отсутствует информация о полученном в аренду имуществе. Чаще всего это случается по причине отсутствия в акте приемки-передачи нежилого помещения сведений о стоимости арендованного имущества.

Арендованные основные средства учитываются в оценке, указанной в договорах на аренду. Аналитический учет по счету 001 ведется по арендодателям, по каждому арендованному объекту.

Безусловно, у предприятия могут возникнуть затруднения при отражении арендованного имущества в учете вследствие отсутствия стоимости арендованного помещения в договоре аренды. Однако этот факт не может служить основанием для того, чтобы нарушить нормы ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Компания может запросить информацию у арендодателя. Если же последний уклоняется от передачи информации о стоимости переданного в аренду имущества, фирма может самостоятельно установить порядок его отражения в учете, закрепив в учетной политике. Например, в рыночной оценке. Ее можно установить самостоятельно, проведя мониторинг предложений на рынке. Или пригласить независимого оценщика. Также можно отразить в учете арендуемое помещение в сумме, раной размеру годовой арендной платы. Главное, чтобы сумма оценки была документально подтверждена.

Оформление актов на списание материалов

Существует много унифицированных документов, на основании которых можно передавать материалы со склада:

Также можно применять самостоятельно разработанные формы документов.

Некоторые компании забывают одно необходимое условие списания материалов на счета затрат. А именно: в документах на отпуск материалов со склада необходимо указать номер и наименование заказа (продукции), для изготовления которого отпускаются материалы (п. 97 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

Если материалы отпускаются без назначения, то отпуск учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

Списание материалов с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производятся на основании акта расхода. В нем указывается их наименование, количество, учетная цена, сумма по каждому наименованию и назначение расходования. Форма и порядок составления акта, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются компанией в учетной политике.

Создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей

Некоторые предприятия имеют значительный запас ТМЦ. Однако часто не принимают во внимание тот факт, что они могут испортиться, морально устареть, утратить свою рыночную стоимость. Но фирмы продолжают отражать запасы в учете и отчетности по первоначальной стоимости, хотя она давно уже может не соответствовать действительности. Касается это положение не только компаний, связанных с пищевыми продуктами, но и предприятий, которые имеют дело с материалами с ограниченным сроком годности. Например, строительные материалы (шпаклевки, краски, цемент и т.п.).

Такие «испорченные» материалы необходимо отражать в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Данный резерв создается по каждой единице запасов, принятой в бухгалтерском учете. Необходимость создания резерва можно определить по результатам инвентаризации запасов.

Ошибки при формировании отчетности

Ошибки при формировании отчетности могут появиться и в том случае, когда регистры бухгалтерского учета сформированы правильно. Такие ошибки, как правило, связаны с неверным применением норм бухгалтерского учета.

Утверждение форм отчетности

Все компании применяют формы отчетности, предложенные Минфином России в приказе от 22 июля 2003 г. № 67н. Такие формы автоматически формируются всеми бухгалтерскими программами, а также напечатаны на бланках. Но многие предприятия забывают, что Минфином только предложены образцы форм. Применяемые формы отчетности организации должны утвердить самостоятельно (п. 1 Порядка составления и представления бухгалтерской отчетности).

Обратите внимание, что с 2011 года Минфином России утверждены новые формы отчетности (приказ от 2 июля 2010 г. № 66н). При этом компании сами должны определить детализацию показателей по статьям отчетов.

Разделение активов и задолженности на долгосрочные и краткосрочные

Активы и обязательства должны представляться в отчетности с подразделением в зависимости от срока обращения (погашения) на краткосрочные и долгосрочные (п. 19 ПБУ 4/99). Краткосрочными признаются, если срок обращения (погашения) по ним не более 12 месяцев после отчетной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Все остальные активы и обязательства представляются как долгосрочные.

В настоящее время нормативными документами не предусмотрен перевод долгосрочных активов и обязательств в краткосрочные. Но это не означает, что в отчетности показатели должны быть сформированы неверно. В бухгалтерском балансе информацию следует подразделять в зависимости от срока погашения обязательства на отчетную дату, а не от срока, установленного при принятии к учету.

Зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью

Действующим законодательством запрещен зачет между статьями активов и пассивов, прибылей и убытков (п. 34 ПБУ 4/99). Поэтому по всем активно-пассивным счетам в балансе следует отражать развернутое сальдо.

На практике случается так, что кредиторская задолженность показывается за минусом дебиторской задолженности. Особенно часто это происходит при подведении итогов расчетов с одним и тем же контрагентом. Следует отметить, что дебиторская задолженность в обязательном порядке показывается отдельно от кредиторской задолженности, в том числе и по одному и тому же контрагенту.

Отражение выданных беспроцентных займов

Беспроцентные займы, выданные организацией, отражаются в учете на счете 58 «Финансовые вложения» и в отчетности формируют аналогичный показатель. Но при формировании бухгалтерской отчетности необходимо принимать во внимание положения п. 2 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений». Так, одним из условий принятия выданных займов в качестве финансовых вложений является их способность приносить доход в будущем в виде процентов, дивидендов, прироста стоимости и т.п. Беспроцентные займы такому условию не отвечают. Соответственно, они не могут учитываться в балансе при формировании показателей долгосрочных или краткосрочных финансовых вложений.

Беспроцентные займы следует отражать при формировании отчетности в составе дебиторской задолженности (долгосрочной или краткосрочной) или в составе прочих оборотных активов. Порядок отражения таких займов необходимо утвердить в учетной политике.

Списание задолженности

Особенно много ошибок возникает при списании задолженности. Самые частые из них заключаются в том, что на счетах учета числится задолженность, по которой истек срок исковой давности. Между тем, согласно пунктам 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности дебиторская, кредиторская и депонентская задолженности, по которым срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству. Такие ошибки всегда допускаются в тех компаниях, где не проводится инвентаризация. Следует отметить, что при наличии значительного количества контрагентов, инвентаризацию расчетов лучше проводить ежеквартально.

Также допускаются ошибки при списании истекшей задолженности. А именно, нарушается порядок ее списания. Так, для списания просроченной задолженности необходимо, кроме инвентаризации, выполнить следующее:

Учтите, что списание дебиторской задолженности не является ее аннулированием. Она должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания. Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Раскрытие информации о затратах на энергетические ресурсы

В пояснительную записку к годовой бухгалтерской отчетности подлежат включению данные о совокупных затратах предприятия на оплату использованных в течение календарного года энергетических ресурсов (п. 5 ст. 22 Федерального закона от 23 ноября 2009 г. № 261-ФЗ).

В частности, в пояснительной записке могут быть отражены следующие показатели (письмо Минфина России от 28 января 2010 г. № 07-02-18/01):

Указанные показатели за отчетный год могут быть приведены в сопоставлении с соответствующими плановыми показателями, по видам продукции (работ, услуг), с учетом сезонности деятельности организации.

Следует отметить, что указанные требования законодательства о формировании информации о потреблении энергоресурсов введены недавно: с отчетности за 2009 год.

Выполнение положений учетной политики

Выполнение положений учетной политики свидетельствует как о вдумчивом подходе при ее формировании, так и об эффективности системы внутреннего контроля. Но иногда положения учетной политики не соблюдаются.

Способ оценки материальных ценностей

Способ оценки МПЗ – один из обязательных элементов учетной политики. Согласно п. 16 ПБУ 5/01 компания может установить один из следующих способов оценки МПЗ при их отпуске в производство или ином списании:

На практике часто случается, что в учетной политике установлен один способ, а на деле применяется другой. Как правило, происходит это из-за того, что на бумаге прописан способ «по себестоимости каждой единицы» или ФИФО. Это связано с ограничением возможностей программного продукта, используемого для учета. В некоторых версиях учетной программы отсутствует возможность выбора иного способа, кроме способа по средней себестоимости. Если бухгалтер не обратит внимания на такое различие, учет МПЗ будет вестись вразрез с положениями учетной политики. А это может привести к искажениям в учете. И, безусловно, будет свидетельствовать о неэффективности системы внутреннего контроля.

Выявить расхождения можно при сопоставлении возможностей учетной программы с положениями учетной политики.

Применение «директ-костинга»

Согласно пункту 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и Инструкция по применению Плана счетов управленческие расходы, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные расходы» могут ежемесячно:

Применение любого из этих способов допустимо. Главное, чтобы выбранный способ был закреплен в учетной политике (п. 20 ПБУ 10/99).

Если же ни один из способов не закреплен, то можно применять только способ, в соответствии с которым расходы, собранные на счете 26 включаются в состав себестоимости продукции. Соответственно, в Отчете о прибылях и убытках не формируется показатель по стр. 040 «Управленческие расходы».

Определить правильность применения «директ-костинга» достаточно просто: необходимо сопоставить способ списания управленческих расходов, установленный в учетной политике, со способом, применяемым в действительности.

Специалисты компании «Финансовый Контроль и Аудит» оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

Автор:

ЧЕРЕВАДСКАЯ Ольга Ефимовна