Как адаптировать и удержать новых сотрудников: 6 тактик

В условиях новой реальности, нестабильности и применения гибридной работы компаниям часто приходится пересматривать систему адаптации новичков.

Если в организации высокая текучесть кадров, мотивация и акклиматизация новых сотрудников могут стать настоящим испытанием для руководителя и HRов. Как исправить ситуацию? Придерживайтесь шести тактик.

1. Проведите последовательную и активную акклиматизацию

Эффективный способ поддержать новых сотрудников — создать надёжный последовательный процесс адаптации. Согласно исследованиям одной из крупных консалтинговых компаний, примерно половина из 700 опрошенных сотрудников различных организаций не имеют представления о ценностях и культуре организации, в которой работают, не осведомлены об инструментах и технологиях, которые должны использовать в процессе работы.

Усугубить ущерб от некачественного онбординга (комплекса мероприятий для адаптации новых сотрудников) может переход на гибридную работу. Новые сотрудники, которые большую часть времени работают удалённо, часто плохо осведомлены о культуре компании, не проходят специальное обучение или проходят его поверхностно. Они не учатся у своих коллег и не получают косвенных сведений, которые в обычном режиме также могли бы получить от других сотрудников, к примеру, за обедом.

Между тем среди сотрудников, которые прошли активную адаптацию уровень вовлечённости и мотивация в разы выше. А если активное участие в адаптации принимает непосредственный руководитель или директор компании, эффект увеличивается.

Участие в адаптации не отнимет много времени, а регулярные индивидуальные занятия, которые можно включить в план на 30-60-90 дней, могут быть весьма эффективны.

Как с новыми, так и с давно работающими сотрудниками необходимо поддерживать открытые каналы связи.

Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, можно прибегнуть к ряду простых мер:

• обучите сотрудников основам работы с системами и ПО компании;
• беседуйте с новичками, выясняйте, каких знаний им не хватает на данном этапе;
• составьте список ключевых политик и процедур компании;
• назначьте наставника, который обучит новичка и поможет ему адаптироваться.

При внимательном подходе и грамотном планировании новые сотрудники быстрее приспособятся к работе.

2. Наладьте контакт между новичками и опытными сотрудниками

Чтобы получать удовольствие от работы, примерно трём четвертям сотрудников нужна доброжелательная атмосфера в коллективе, хорошие отношения с коллегами. В условиях гибридной работы эти критерии страдают.

Часто сотрудники, которые давно работают в компании, сильно загружены, чтобы удалённо общаться с новичками, да и необходимости делать это намного меньше, чем при очном взаимодействии.

Попробуйте настроить систему знакомств. В компании Microsoft провели исследования и установили полезность такой методики для обеих сторон. Коренные сотрудники, чью трудовую жизнь нарушила текучесть кадров, могут продемонстрировать свои знания и коммуникативные навыки, что служит хорошей мотивацией, а новички быстрее адаптируются, вникают в культуру компании и подстраиваются под рабочий ритм.

Настроить систему знакомств можно по принципу наставничества, посредством чатов и мессенджеров.

3. Поощряйте и хвалите за успехи

Похвалу и признание оценят как новички, так и коренные сотрудники.

Психологи отмечают, что похвала сигнализирует сотруднику, что его вклад заметили и положительно оценили. Это позитивно отражается на самооценке и мотивации.

Сотрудников рекомендуется вовлекать в процесс принятия решений. Для них это показатель принадлежности к компании и гарантия, что их опасения и мнения услышат.

4. Создайте психологически безопасные условия для работы

Со стрессовыми ситуациями сталкивается практически каждый сотрудник. Стрессы даже записали в число «эпидемий» XXI века.

Эмоциональный дискомфорт могут вызвать не только внешние факторы, но также язвительная критика действий со стороны коллег и руководства, осуждение, понукание, сплетни. Всё это делает работу неудобной, человек боится ошибиться, находится в постоянном напряжении.

Если стрессовые ситуации типичны для компании, новички обязательно это заметят. А если негативный эмоциональный груз свалится на них в первые дни работы, с большой вероятностью поспешат покинуть организацию.

Задача работодателя — создать на рабочих местах среду психологической безопасности.

Сотрудник должен быть уверен, что всё, что им сказано или сделано, не будет использовано ему во вред. Конечно, если его действия не были вредоносными для команды.

Чувство психологической безопасности играет важную роль и служит ключом к эффективности команды. Оно может снизить ощущение стресса, желание покинуть рабочее место.

Помочь сотрудникам побороть стресс и почувствовать себя в психологически безопасной обстановке могут руководящие менеджеры. Для этого нужно:

• обеспечить постоянное открытое общение с каждым членом команды;
• продемонстрировать заботу, предложить дополнительную поддержку, наставничество и обучение;
• помочь сотрудникам переосмыслить стрессовую ситуацию, рассмотреть её как источник опыта, возможность для обучения и профессионального развития.

5. Создайте базу знаний

Вместе с уходящими сотрудниками за дверями компаний исчезают и полученные ими знания и опыт, которые можно было бы передать новичкам. Крайность такого явления — ситуация, когда качественно обучить новичка попросту некому.

Чтобы избежать этого, создайте надёжную систему управления знаниями — алгоритмы (как и что делается). Они должны находиться в информационной системе компании, а не исключительно в чьей-то отдельной голове.

Помимо общей базы, своя локальная база знаний может быть и в каждом отделе. Инструкции, содержащиеся в них, должны быть максимально понятными, чёткими и конкретными.

Чтобы оценить полезность контента и выявить пробелы, собирайте обратную связь.

Замотивируйте участников команды периодически пополнять и актуализировать базы по мере изменения системы и внедрения новых технологий и практик.

6. Измеряйте успешность адаптации

Отсутствие жалоб от сотрудников не гарантирует того, что в коллективе всё стабильно и хорошо. Новички могут думать, что возможности открыто высказаться, выразить опасения попросту нет.

Внимательно следите за процессом адаптации. Проводите опросы, которые помогут:

• проверить, насколько новички понимают свою роль, обязанности и место в команде;
• выявить незаинтересованных сотрудников, прежде чем они надумают уйти;
• выявить потребности в обучении по конкретному направлению;
• оценить качество существующей программы адаптации.

Ключевую роль в поддержке новых сотрудников играют непосредственные руководители. Слабая взаимосвязь между менеджером и работником может стать причиной для увольнения.

HRам нужно максимально вовлечь менеджеров в процесс адаптации. Это выработает у новичков чувство принадлежности к команде, что особенно полезно в условиях работы в гибридной рабочей среде.