Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД?

Крупные компании стараются всё реже использовать бумажные носители информации и переходят на системы электронного документооборота (СЭД). Это один из методов оптимизации документооборота. Эксперты отмечают, что для управляющего документацией метод электронного документооборота (ЭДО) эффективный, быстрый и удобный.

Практика показывает, что чем больше сотрудников будет вовлечено в ЭДО, тем больше будет экономический эффект.

Показатели эффективности проявляются в следующем:

• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• рост производительности труда сотрудников благодаря единому информационному пространству и упрощению процессов коллективной работы;
• снижение рисков потери документов;
• повышение корпоративной культуры.

Чтобы ввести систему электронного документооборота в компании, необходимо сформировать полное представление о стандарте и об информационной системе нового поколения.

В чём особенности и преимущества ЭДО?

По своей сущности ЭДО — это отдел IT-инфраструктуры, управляющий документацией компании. Основной единицей системы является электронный документ — файл. Заверенный электронной подписью, он приобретает юридическую значимость.

ЭДО происходит с помощью оператора, который включен в сеть доверия налоговых органов. Компания направляет нужный файл адресату, и уже через несколько секунд получатель находит его на своем компьютере. В процессе пересылки автоматически проверяется легитимность подписи и соответствие формата отсылаемого файла требованиям законодательства.

Электронный документооборот имеет минимум девять преимуществ по сравнению с бумажным:

1. Параллельное выполнение нескольких операций сокращает время движения документа и повышает оперативность исполнения.
2. Однократная регистрация документа позволяет безошибочно идентифицировать документ в системе.
3. Непрерывное движение документа даёт возможность в любой момент процесса выявить ответственного за его исполнение.
4. Единая база документов исключает дублирование.
5. Эффективная система отчетности позволяет контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
6. Даже если информация о документе минимальна, его будет легко найти.
7. Отпадает необходимость формировать архив, а следовательно, сокращаются финансовые и трудовые расходы на его содержание.
8. В компании уменьшаются затраты на канцтовары, печать и отсылку документов.
9. Полная автоматизация процесса исключает трудозатраты на выполнение ручных действий.

Что нужно знать о видах электронного делопроизводства?

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности:

• управленческий ЭДО;
• производственный ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• кадровый ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО;
• архивное дело.

Любой частный документооборот при необходимости можно автоматизировать. Для каждого структурного подразделения потребуется разработать собственную систему оборота документов. Специалист, управляющий документацией по общему руководству, получит в пользование систему, которая упростит сбор и поиск информации, сформирует подборку материала по нужным параметрам.

Как перейти на СЭД?

Системы СЭД выпускают с различным функционалом. Evfrat — позволяет автоматизировать регистрацию, выполнить точный и быстрый поиск, является отдельным почтовым клиентом. В DocsVision — к основным функциям добавлена возможность управлять большими информационными потоками, взаимодействовать с другими системами. DIRECTUM — обладает дополнительными возможностями по вводу сведений с цифровых носителей, факсов, сканеров. Дело — имеет режим электронно-бумажной работы, разграничивает права на доступ, функции согласования.

После выбора и приобретения системы необходимо пройти процесс внедрения. Он состоит из нескольких этапов:

1. Следует создать рабочую группу и назначить руководителя проекта.
2. Для минимизации рисков, характерных при внедрении системы, необходимо изучить все бизнес-процессы.
3. Настроить и адаптировать ЕСМ-систему.
4. Обучить персонал работе в новой системе.

Для всех этапов необходимо разработать максимально понятные инструкции.

Оптимизировать документооборот можно силами специалистов компании. Но будьте готовы к большим финансовым и временным затратам. Альтернативный вариант — привлечь специалистов профильной компании и получить проект под ключ с гарантией и в сжатые сроки.