Как организовать претензионную работу в компании

Между организациями — партнерами иногда случаются конфликты и разногласия. Большинство компаний предпочитают выражать недовольство в каком-либо вопросе в письменном виде, выставляя подрядчикам либо клиентам претензии. Поэтому организация претензионной работы является важной частью успешного функционирования предприятия. От грамотных действий ответственного лица зависит прибыль компании, стабильная хозяйственная деятельность и устойчивая деловая репутация.

Кому доверить ведение претензионной работы

Ведение претензионной работы находится в ведении юридической службы либо отдела. При отсутствии такой структуры приглашаются специалисты со стороны.

Организация претензионной работы заключается в выполнении комплекса мероприятий, направленных на надлежащее исполнение условий договора, его досрочное расторжение или привлечение к ответственности нарушителя.

При этом контролируется исполнение договорных обязательств, проводятся примирительные процедуры, направляются официальные требования нарушителю обязательств, оформляются документы для дальнейшей передачи в суд.

Как составить претензию

Претензию составляют в виде официального письменного документа с указанием ссылки на действующий договор, конкретного перечня нарушений, списка требований к нарушителю. К претензии обязательно прилагают документы, которые подтверждают факт нарушения вместе с расчетом имущественных либо денежных требований.

Претензионные материалы вручаются по схеме, отраженной в договоре, а доказательства вручения служат доказательной базой в суде.

В такой же письменной форме необходимо дать ответ, даже если адресат считает, что претензия не имеет под собой оснований. Ответ тоже может стать важным доказательством в судебных разбирательствах.

В какой срок нужно ответить на претензионное письмо

Ответное письмо составляет сотрудник, которому поручена организация претензионной работы. Ответ следует писать на фирменном бланке компании, с обязательным указанием даты. Законодательством установлено, что срок ответа на претензию составляет от 10 до 30 дней с даты получения. Подписанный руководителем ответ регистрируют в журнале и отправляют другой стороне.

К примеру, претензионный порядок будет признан не соблюденным, если спорящими сторонами оговорен иной срок подачи ответа на претензию, чем установлен законом.

Не будет подлежать возвращению иск, если период взыскания, указанный в претензии, меньше срока, отраженного в просительной части документа.

Противоречит требованиям закона и претензия, направленная ответчику по неправильному адресу.

Как урегулировать спор в досудебном и судебном порядке

Исковая претензионная работа по урегулированию производственных споров состоит из двух этапов — досудебного урегулирования конфликта и судебного рассмотрения спора.

Досудебное урегулирование является обязательным условием для определенных видов правоотношений. Однако стороны могут договориться между собой в любом случае, избежав длительных судебных разбирательств.

Нормы процессуального законодательства устанавливают различные сроки подачи претензионных документов в зависимости от области гражданско-правового поля. Если срок, в течение которого может быть подана претензия, не указан в договоре, то это будет 1 календарный месяц. Такой же период установлен для ответа на письмо при необходимости судебного разбирательства.

Грамотное ведение претензионной работы предполагает, что ответственный специалист должен выдвинуть претензию по расторжению договора и возврату средств в течение 10 дней, при плохом качестве товара либо отсутствии гарантии — 2 года, для исправления недостатков, обнаруженных в товаре — за 45 дней, при ненадлежащем оказании услуг — 6 месяцев.

Исковая претензионная работа заключается и в своевременной подаче ответа. Так, ответ на претензию по разногласиям в хозяйственной деятельности необходимо подать через 30 дней, по преддоговорным разногласиям — через 30 дней после получения извещения либо соглашения со списком разногласий. Такой же период необходим для ответа на претензию перевозчика по удовлетворению требований потребителя. Аналогичный период потребуется, чтобы отреагировать на возмещение убытков или выплату компенсации юрлицу.

Нормы процессуального законодательства предусматривают соблюдения нормативной базы. В последнее время были отменены положения, согласно которым урегулирование претензионных споров занимало много времени, и потерпевшая сторона не могла вовремя восстановить свои права, а виновная сторона незаконно пользовалась имуществом либо денежными средствами.