Как организовать работу архива организации

В течение года в любой организации скапливается большое количество документов. Хранению подлежат не все из них, а только наиболее ценные — с юридической, научной, культурной и других точек зрения.

Министерства, ведомства, государственные предприятия, научные организации для хранения документов должны создать архив. В зависимости от количества документов, степени сложности их хранения, организация может создать отдельное структурное подразделение, либо включить архив в состав действующего структурного подразделения. Ведомственный архив, может представлять собой учреждения, наделённое правами юрлица. Архив может работать за бюджетный счёт и за счёт специально выделяемых внебюджетных средств.

Что из себя представляет ведомственный архив

Понятие архив — довольно широкое. Им может служить как отдельный сейф или стеллаж, так и отдельная комната и даже здание. Ответственность за сохранность архива несёт человек, назначенный приказом руководителя организации. Это может быть отдельный специалист или сотрудник по совмещению.

Как работает архив

Работу архива регулирует положение об архиве организации, которое содержит следующие данные:

• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права архива;
• организация работы архива.

Для работников архива составляют должностные инструкции. Они должны содержать данные о видах работ, правах и обязанностях.

Сотрудник, ответственный за архив должен пройти инструктаж. Может потребоваться стажировка в госархиве.

Как проходят проверки архива

Положение об архиве организации предусматривает, что проверку архива осуществляет особая комиссия. Её назначает руководитель организации согласно распорядительному документу.

Прежде всего проверяют формы учётной документации, имеющейся в архиве. Нужно посмотреть, верно ли составлены описи дел. А именно:

• нумерация;
• литерные номера описи, а также перечисление этих номеров в итоговых записях;
• номера, пропущенные в описи;
• наличие итоговой записи.

Число дел, указанных в описях, должно совпадать с количеством дел, указанных в листе фонда.

При непосредственной проверке нужно обратить внимание на семь позиций:

1. Наименование организации, а также её подразделения (указывается на обложке дела).
2. Номер дела и шифр.
3. Индекс делопроизводства.
4. Заголовки.
5. Даты.
6. Число листов.
7. Физическое состояние дела.

При отсутствии какой-либо информации, нужно сделать особые пометки.

Если в фонде обнаруживаются дела, которых нет в описях, их нужно изъять и поместить в конечную часть учтённого дела.

При проверке запрещено вносить любые записи в описи (включая вписывание найденных не описанных дел), а также делать исправления. Обрабатывать дела, которые не внесены в описи, во время проверки наличия также недопустимо. Это можно делать исключительно по окончании розыска дел, которые не были обнаружены.

Сразу по окончании сверки дел, когда сделана итоговая запись, в описи ставится пометка «Проверено». Указывается дата, и ставятся подписи проверяющих лиц (с указанием должностей). Все документы нужно расставить в той же последовательности.