Как организовать учёт, движение, хранение и списание драгоценных металлов и драгоценных камней в организации

Драгоценные металлы (ДМ) и драгоценные камни (ДК) организации могут использовать в различных направлениях хозяйственной деятельности - для изготовления драгоценных изделий, в составе оргтехники, оборудования, приборов и во многих других случаях.

Все операции с драгоценными материалами - учёт, хранение, движение, списание должны проводиться в соответствии со специальными правилами. Они регламентированы рядом нормативных актов.

1. Федеральный закон от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях».
2. Постановление Правительства РФ от 28.09.2000 №731 «Об утверждении правил учёта и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчётности».
3. Приказ Минфина России от 09.12.2016 № 231н «Об утверждении Инструкции о порядке учёта и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчётности при их производстве, использовании и обращении».

Учреждения, работающее с ДМ и ДК, должны разработать внутренний документ – инструкцию.

Правило касается организаций (в том числе воинских частей и воинских формирований) и ИП, которые:

• осуществляют деятельность в сфере производства, использования и обращения ДМ, ДК;
• занимаются сбором, заготовкой, обработкой (переработкой) лома и отходов ДМ и рекуперацией ДК;
• используют ювелирные и другие изделия из ДМ и (или) ДК и изделия, содержащие такие ценности.

Инструкция разрабатывается и утверждается на основании Приказа №231н с учётом специфики выполняемых работ.

В чём особенности учёта ДМ и ДК

Вести учёт ДМ, ДК и продукции, которая содержит такие ценности, необходимо на всех стадиях и операциях, связанных с их обращением и использованием.

Учёту подлежат, в том числе ДМ и ДК, которые входят в состав покупных комплектующих деталей, изделий, приборов, инструментов, оборудования, вооружения, военной техники, материалов, полуфабрикатов (в том числе закупаемых за границей), содержащиеся в ломе и отходах ДМ и ДК, а также в продукции из них.

Особенности учёта драгоценных металлов и драгоценных камней, задействованных в различных хозяйственных процессах и технологических операциях приведены в таблице 1.

Таблица 1. Особенности учёта ДМ и ДК

Организации, которые приобретают и используют драгоценные камни, должны вести раздельный учёт пригодных и непригодных для изготовления ювелирных изделий камней, в соответствии с критериями и порядком, установленными Правительством РФ.

Камни, отнесённые к непригодным, следует учитывать в соответствии с общими требованиями учёта материальных ценностей.

Как вести складской учёт

Все операции по движению ДМ и ДК учреждения следует оформлять первичными учётными документами. Их форма может быть бумажной или электронной. Обязательно должна стоять подпись уполномоченного лица. В зависимости от выбранной формы она ставится собственноручно или посредством усиленной КЭП.

В местах хранения (на складах, в хранилищах, кладовых и других локациях, установленных локальными актами организации) вести учёт следует в карточках складского учёта материальных ценностей, журналах, книгах и в других предусмотренных локальными актами документах.

До начала записей документы нужно постранично пронумеровать, прошнуровать. Ставится подпись руководителя учреждения или уполномоченного лица, а также печать.

При использовании ЭДО документами отчётности служат документы, выведенные на печать. Их также нужно пронумеровать, прошнуровать, поставить подписи, скрепить печатью.

Все документы следует учесть в бухгалтерии.

На каждую номенклатурную позицию, для каждого наименования, вида, размера и назначения ДМ и ДК нужно оформить отдельную карточку складского учёта строку или страницу в книге, журнале или ином документе учёта. Вносить следует реквизиты, которые характеризуют учитываемые ценности (таблица 2).

Таблица 2. Какие реквизиты нужно внести

Основой для записей в карточках, книгах учёта и других документах строгой отчётности по ДМ, ДК и изделиям, их содержащим, служат формы первичной документации:

• акты приёмки-передачи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• акты о приёмке материалов;
• инвентарные карточки учёта основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• карточки учёта материалов;
• лимитно-заборные карты;
• требования;
• накладные;
• акты выбытия;
• товарные накладные и другие формы.

Записи операций по приходу и расходу (без снятия фактического наличия) нужно вносить после каждой операции с выведением остатка на конец рабочего дня/смены.

Как организовать приёмку ДМ и ДК

Посылки с ценностями, которые поступают в организацию, нужно регистрировать в день поступления. Вскрытие и приёмку производит материально ответственное лицо в присутствии комиссии. Её состав руководитель учреждения определяет соответствующим приказом в установленные в организации сроки.

По результату приёмки следует оформить приёмный акт (приходной ордер). В нём указывается:

• название организации-поставщика;
• номер и дата сопроводительного документа;
• все реквизиты учитываемых ценностей;
• фактическое количество и масса поступивших драгоценных металлов (общая масса и масса химически чистого драгоценного металла) и драгоценных камней;
• расхождения с данными сопроводительных документов (при наличии).

Если определить фактическую массу поступивших драгоценностей (в том числе, содержащихся в приборах, инструментах, оборудовании и другой продукции) невозможно, следует использовать данные о массе, указанные:

• в технической документации (паспорте, формуляре, этикетке, руководстве по эксплуатации),
• документах качества (пробирных листах), протоколах проведения испытаний
• в других сопроводительных документах, содержащих такие сведения.

Приёмный акт (приходный ордер) подписывается материально ответственным лицом и заверяется подписями членов комиссии. Первый экземпляр документа нужно передать в бухгалтерию, копия остается у ответственного лица.

Как хранить драгоценные металлы и драгоценные камни

ДМ, ДК, продукция из них, а также лом и отходы, содержащие такие ценности, должны находиться в полной сохранности во всех локациях и на всех этапах использования - при производстве, переработке, использовании, обращении, транспортировке, хранении.

С лицами, задействованными в операциях с ДК и ДМ, нужно заключить договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

Хранить ценности можно в специальных помещениях, металлических ящиках и сейфах. В конце рабочего дня (смены) их нужно закрыть, опломбировать и сдать под охрану.

Вскрывать места хранения ценностей может материально ответственное лицо. При его отсутствии вскрытие производит назначенная приказом руководителя комиссия. Составляется соответствующий акт.

Все помещения, в которых производится приём, хранение и отпуск ДМ, ДК и изделий из них, необходимо оснастить весоизмерительными приборами.

Весы, разновесы и калибровочные гири ежегодно должны подвергаться калибровке или поверке.

Весы, разновесы и калибровочные гири необходимо ежегодно калибровать или поверять в соответствии с Порядком проведения поверки средств измерений, требования к знаку поверки и содержанию свидетельства о поверке, утверждённым приказом Минпромторга РФ от 31.07.2020 № 2510. Калибровка и периодические поверки весоизмерительных приборов в межповерочный период организации могут проводить самостоятельно.

Весы должны обеспечивать необходимую точность взвешивания. Требования к отдельным видам ДМ и ДК приведены в п. 46 Инструкции, утв. Приказом Минфина № 231н.

Что важно знать о правилах транспортировки

Транспорт для перевозки ДМ, ДК и продукции из них необходимо оборудовать средствами технической защиты, сопровождать транспорт должна вооружённая охрана. Осуществлять транспортировку может как организация – владелец ценностей, так и специализированная организация.

Ценности, которые не находятся в собственности РФ, субъектов РФ или муниципальных образований, можно транспортировать без указанных выше мер предосторожности. Однако организации должны принять собственные меры, обеспечивающие сохранность ценностей и исключающие доступ к таким изделиям посторонних лиц. 

Как организовать движение ценных материалов внутри организации

Внутри организации отпуск драгоценностей и изделий, их содержащих (из центральных мест хранения в места хранения цехов, лабораторий, участков и других отдельных подразделений), осуществляется на основании применяемых в организации первичных учётных документов. Указываются количество и масса ценности.

Первичку следует использовать и при передаче ДМ и ДК в любом состоянии (включая отходы и лом) между внутренними подразделениями и/или подотчётными лицами. Указываемые сведения те же – количество и масса ценности.

В соответствии со стадиями переделов и видами работ в производстве следует вести оперативный учёт. Нужно иметь в виду особенности технологического процесса и характер возникающих отходов и возможных потерь.

При обработке ДК учёт должен способствовать получению сведений о результатах обработки каждого кристалла на каждой операции техпроцесса с привязкой к конкретному контракту, согласно которому драгоценности поступили в организацию, включая изготовителей однокристального алмазного инструмента.

Исполнители работ, в которых задействованы драгоценности, являются подотчётными лицами. Объекты работы подлежат учёту. В первичных учётных документах нужно отразить все необходимые реквизиты ценностей, даты выдачи и сдачи в места хранения.

Списать с подотчётного лица выданные ему ценности, можно после того, как он сдал в места хранения изделия, детали, все остатки и отходы сырья.

Когда и как можно списать ДМ и ДК

В процессе производства не обойтись без потерь. Фактические потери ДМ и ДК можно определить по формуле:

При аффинаже драгметаллов определить фактические потери можно путём прямых измерений: замеров объёма, массы сливаемых растворов, газовых выбросов и определения содержания ДМ в таких материалах.

Списать используемые в производстве ДМ и ДК можно только после документального подтверждения их фактического расходования на отдельных операциях техпроцесса, если в результате этой операции они стали составной частью детали, узла, инструмента, изделия и их массу нельзя определить прямым взвешиванием.

Ели ДМ на стадии техобработки изменил лишь свою форму, и массу можно определить взвешиванием, она учитывается по реквизитам, указанным п. 13 Инструкции, утв. Приказом Минфина № 231н.

Чтобы списать ДМ и ДК на ремонтные нужды, научно-исследовательские, опытно-конструкторские и лабораторные работы, нужно оформить акт списания. Это задача специальной комиссии. Её определяет руководитель компании соответствующим приказом. В состав комиссии должно входить не менее трёх человек.

ДМ, которые находятся на рабочих местах в составе инструментов, оборудования, приборов, лабораторной посуды и т.п., вне зависимости от степени износа нужно учитывать по массе, указанной в технической документации. Если массу инструментов, приборов и оборудования можно определить взвешиванием, при смене материально ответственных лиц и при проведении инвентаризации эту процедуру нужно провести в обязательном порядке. Составить акты на изменение массы и отразить результаты в первичных учётных документах.

Алмазы в инструментах и других изделиях, находящихся на рабочих местах, нужно учитывать по массе, указанной в паспортах, техусловиях или первичных учётных документах. Требование касается всех инструментов и изделий, вне зависимости от их степени износа.

Чтобы списать ценности, нужно составить акт ликвидации. В нём указывается масса ДМ и ДК, подлежащих оприходованию в виде отходов и лома. Если списание преждевременное, в акте ликвидации нужно указать причины и виновных лиц.

Лом и отходы ДМ, входящих в состав покупных комплектующих деталей, изделий, инструментов, приборов и оборудования, при невозможности отобрать пробу учитываются путём пересчёта на массу химически чистых ДМ на основании сведений о содержании ДМ из технической документации (паспорта, формуляра, руководства по эксплуатации).

В случаях, когда изделия, содержащие ДМ и ДК нужно передать во временное владение или продать, организация – отправитель должна представить сопроводительные документы, указав наименование и массу находящихся в изделии ценностей, а также метод определения содержания в них ДМ. Аналогичное требование предъявляется к процедуре передачи на переработку или реализацию лома и отходов, содержащих ДМ и ДК.

Если организации нужно списать оборудование, в деталях которого содержатся ДМ и их сплавы, нужно извлечь соответствующие части, составить акт ликвидации.

Что указать в документах:

• отдельно общую массу изъятых деталей;
• массу ДМ в пересчёте на массу химически чистых ДМ согласно сведениям первичных учётных документов и/или технической документации на списываемое оборудование.

Составленный акт является основанием списать оборудование с карточек складского учёта. Одновременно изъятые детали нужно приходовать на карточки учёта отходов по общей массе отходов и массе содержащихся в них ДМ в химически чистом виде согласно технической документации.

Процедуру изъятия деталей организация может провести как собственными силами, так и с привлечением специализированных организаций.

Сбор отходов ДМ и ДК при технологической зачистке или ремонте производственных помещений и оборудования осуществляет комиссия в составе, утверждённом руководителем организации. На основании результатов лабораторных анализов по отдельному акту учитывается содержание ДМ, а по результатам взвешивания масса ДК. Особенности приходования и списания отдельных видов отходов ДМ и ДК приведены в п. 24 Инструкции, утв. Приказом Минфина № 231н.