Как работать с дебиторской задолженностью: 7 эффективных способов

Ничто так не укрепляет веру в клиента, как 100%-ная предоплата. Работая только по такой схеме можно избежать проблем с дебиторской задолженностью. На практике же часто приходится идти на уступки. И вот, в конце месяца приходится звонить «забывчивым» клиентам и напоминать об оплате. Как работать с дебиторской задолженностью в досудебном и судебном порядке? Рассмотрим семь способов взаимодействия с дебитором.

1. Регулярно напоминайте о задолженности.

Не давайте контрагенту расслабляться. Два три раза в неделю напоминайте о наступлении сроков оплаты. Отсылайте уведомления на имя генерального директора и собственников компании. Важна правильная аргументация. Например, если дебитор ссылается на зависимость от оплаты своих контрагентов, уточните о планируемом времени выполнения их обязательств.

2. Привлекайте внимание к счетам.

Часто приоритет платежей определяет бухгалтер. Чтобы ваш счёт не остался в категории «на потом», попробуйте привлечь внимание главбуха. Пометьте письмо, как важное, укажите в документе дату, до которой нужно перевести деньги. Можно оповестить о намерении продать долг. Для этого нужно указать данные о конкретном коллекторском агентстве.

Обязательно укажите в счёте контакты вашей бухгалтерии или финансовой службы, с которыми можно решить возникшие вопросы.

3. Пишите письма в госучреждения и другие организации.

Можно направить официальное письмо с копией документов, подтверждающих дебиторскую задолженность в профессиональную ассоциацию или союз, где состоит должник. Известить деловых партнёров, налоговую инспекцию и банк, где кредитуется контрагент.

Контрагент должен знать о предпринятых мерах. Пришлите ему заказным письмом копии отправленных документов.

4. Предложите рассрочку.

Дебитору может быть психологически трудно расстаться сразу со всей суммой, особенно если он действительно ограничен в средствах. Договоритесь о погашении задолженности небольшими частями и составьте график, в котором будут прописаны даты всех платежей.

5. Внесите дебитора в чёрный список.

Можно воспользоваться одним из существующих интернет сервисов. Внесите название компании и сведения о ней. Если дебитор заботится о деловой репутации, то обязательно отреагирует.

Во многих регионах России есть торгово-промышленные палаты (ТПП). Если дебитор там состоит, можно ходатайствовать об исключении его оттуда, а также из реестра надёжных партнёров.

6. Встретьтесь с должником лично.

Договоритесь о личной встрече с руководством и собственниками организации-дебитора. Пригласите на встречу своего юриста и руководителя отдела безопасности (если подобный специалист есть в штате). Можно пригласить сотрудников юридической организации, хорошо известной на рынке. Разъяснение последствий специалистом может положительно сказаться на погашении долга.

Если дебитор избегает встречи, можно приехать в его офис без предварительной договорённости. Секретарь может сослаться на занятость или отсутствие руководителя. Соглашайтесь подождать, скорее всего директор не сможет долго уклоняться от разговора, избыточная настойчивость утомляет.

7. Обратитесь в суд.

Если меры не возымели действия, решайте вопрос через суд. Весь процесс состоит из трёх шагов.

Отошлите претензию. Документ нужно составить на имя генерального директора организации — дебитора. Обязательно воспользуйтесь фирменным бланком вашей компании. Укажите основания возникновения долга (дата и номер договора), сумму долга (с расчётом), перечень первичных бухгалтерских документов (акты выполненных работ, счета-фактуры, накладные, акты сверки) и сроки ответа на претензию или выполнения требований. Обычно на это отводится от одной до трёх недель. Предупредите о готовности довести дело до суда в случае неисполнения претензии.

Подготовьте документы, и составьте иск. В заявление нужно включить:

• наименование арбитражного суда,
• наименование и данные истца,
• сведения об ответчике и требования к нему,
• цену иска.

Полный перечень реквизитов перечислен в статьях 125 и 126 АПК РФ.

Зафиксируйте требования, дайте им фактическое и юридическое обоснование. Фактические обоснования — это доказательства, на которые вы ссылаетесь в заявлении (переписка, первичные бухгалтерские документы). Юридические включают в себя нормы закона, пункты договора и приложения к нему.

Подайте исковое заявление в арбитражный суд по местонахождению должника. Заявление можно отослать почтой или подать в канцелярию суда. О подаче документа нужно предварительно оповестить ответчика, направить ему копии искового заявления с уведомлением. Оригинал почтовой квитанции, подтверждающей, что дебитор оповещен, нужно приложить к исковому заявлению.