Как управлять запасами: 6 ответов, которые помогут избежать крайностей

Разумное управление запасами — цель которой должна придерживаться любая компания. Есть две крайности:

1. когда запасов не хватает;
2. когда их слишком много.

Когда запасов нет, их трудно найти, быстро закупить, компании попросту нечего предложить покупателям, а значит, нет дохода.

Излишки на складе — это тоже минус. Избыток также приводит к убыткам из-за просрочки, устаревших и иным образом не поддающихся продаже запасов.

Эффективное управление запасами обеспечивает баланс между двумя крайностями. В операционный план нужно включить несколько простых процедур и инструментов управления, которые позволят контролировать сырьё и готовую продукцию, регулировать складирование и обработку товаров.

Разберём несколько вопросов. Ответы на них помогут поддерживать запасы на оптимальном уровне и снизить общие затраты.

1. Как часто нужно проводить аудит запасов

Некоторые организации проводят комплексную инвентаризацию раз в год. Другие компания не пренебрегают ежемесячными, еженедельными проверками и даже ежедневными выборочными проверками самых ходовых товаров.

Второй вариант выигрышнее. В ежегодных подсчётах случаются расхождения между физическим количеством товаров и количеством учтённых запасов. Отследить их часто бывает сложно, поскольку с момента ошибки могли пройти месяцы.

Восполнить пробел помогут промежуточные подсчёты. Они позволят обнаружить и исправить неточности в инвентаризации до того, как они превратятся в крупные проблемы.

Какие промежуточные подсчёты можно использовать:

• Циклические подсчёты. Все товары нужно разбить на разделы, подсчитывающиеся по чередующемуся графику. Подсчитывать циклы можно по категории товара, по поставщику, местонахождению на складе и другим параметрам.
• Выборочные проверки. Периодические подсчёты нескольких товаров помогут выявить случайные ошибки при хранении, заказе или потери.

Уделяйте приоритетное внимание регулярному физическому подсчёту запасов, чтобы убедиться, что они соответствуют тому, что, как вам кажется, у вас есть в наличии. Тщательный мониторинг запасов — ключ к улучшению денежного потока, выявлению хищений и других проблем с потерями.

2. Какую роль в управлении запасами играют поставщики

Ненадёжные поставщики могут вызвать проблемы с запасами. Если кто-то из поставщиков регулярно задерживает поставки в цепочке, опаздывает, не выполняет обязательства, нужно принять меры.

Начните с обсуждения, выясните, в чём проблема. Будьте готовы к радикальным мерам — смене поставщика.

3. Как связать запасы и продажами

Важно понимать, сколько товарных запасов для удовлетворения товарного спроса вам понадобится, какие товары вы продали в течение дня, в каком количестве, обновлять сведения о запасах.

Для прогнозирования решающее значение имеет понимание скорости продаж. Проанализировать данные помогут ответы на четыре вопроса:

• Когда этот товар (группа товаров) продаётся быстрее?
• Влияет ли на продажу этого товара сезонность?
• Есть ли конкретный день недели, когда на определённые товары больший спрос?
• Какие товары часто или всегда продаются вместе?

Видение полной картины продаж поможет в управлении запасами.

4. Как определить рентабельность товаров: АВС-анализ, XYZ-анализ и их комбинация

Чтобы понять рентабельность групп товаров или отдельных наименований и скорректировать ассортимент, можно прибегнуть к ABC — анализу.

Это способ классификации ассортимента по степени влияния на прибыль компании.

В основе АВС-анализа лежит принцип Парето: 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот — 20% результата могут потребовать 80% усилий. Относительно запасов товаров принцип можно сформулировать следующим образом: 20% товаров обеспечивают 80% оборота компании.

Товарные позиции нужно разделить согласно вкладу в общую прибыльность — по трём группам:

• Группа А — наиболее ценные товары, вносящие наибольший вклад в общую прибыль. Они составляют 20% от общего ассортимента и обеспечивают 80% продаж. Такие товары выгодно продавать. Именно на их реализации нужно сконцентрироваться.
• Группа C — недорогие товары, предназначенные для небольших транзакций. Составляют 50-60% ассортимента и дают 5% продаж. Приносят минимум прибыли. Их количество можно смело уменьшат
• Группа B — «межклассовые» товары со средней ценой, которые движутся медленнее, чем товары C, но быстрее, чем товары A. Составляют 30% ассортимента и дают 15% продаж.

С помощью ABC-анализа можно лучше контролировать дорогостоящие запасы, повысить доступность и увидеть сокращение затрат или потерь.

Классифицировать товары в зависимости от стабильности спроса позволяет XYZ-анализ. Нужно рассчитать коэффициент вариации. Чем он меньше, тем стабильнее спрос на товар. Зная коэффициент вариации, можно разбить товары на три группы:

• Группа X — включает товары с коэффициентом вариативности 0–10% (спрос на них не меняется более, чем на 10% в месяц).
• Группа Y — товары с коэффициентом вариативности 10–25%.
• Группа Z — включает товары с самым непредсказуемым спросом (коэффициент вариативности больше 25%).

ABC — анализ и XYZ- анализ можно скомбинировать в ABC/XYZ‑анализ. В этом случае товары распределятся уже по девяти группам:

• Группы АХ — большая доля прибыли, стабильный спрос и BX — средние объёмы прибыли, стабильный спрос. Такие товары стабильно продаются и обеспечивают основной доход, от месяца к месяцу объёмы продаж почти не меняются. Запасы таких товаров всегда должны быть на складе.
• Группы AY — большая доля прибыли, колеблющийся спрос и BY — средние объёмы прибыли, колеблющийся спрос. Товары тоже обеспечивают высокий доход, но стабильность их продаж ниже. Для них на складе целесообразно создать дополнительный резерв, на случай повышения спроса в отдельные периоды.
• Группы AZ — большая доля прибыли, непредсказуемый спрос и BZ — средние объёмы прибыли, непредсказуемый спрос. Товары приносят неплохой доход, но спрос на них очень сложно спрогнозировать. Создание запасов таких товаров на складе исходя из максимально возможной месячной выручки может не оправдать себя, часть товара может остаться нереализованной. Целесообразнее заключить договоры с поставщиками, которые смогут оперативно поставить нужную партию или использовать другие способы.
• Группа CX — небольшая прибыль, стабильный спрос. Целесообразно создать постоянный запас исходя из среднего объёма продаж.
• Группа CY — небольшая прибыль, колеблющийся спрос. Запасы нужно создавать по остаточному принципу (после того, как закуплены товары из более выгодных групп).
• Группа CZ — маленькая прибыль, непредсказуемый спрос. Запасы по таким товарам можно не создавать, а при появлении спроса — работать под заказ.

ABC- и XYZ-анализ стоит использовать вместе, поскольку в комбинации они показывают большую эффективность.

5. Как упростить управление запасами: технологии

Прежде определимся с данными, которые целесообразно отследить.

Они следующие:

• внутренние номера продуктов и номера поставщиков;
• количество в наличии;
• место хранения товаров (назначенные области, где товары хранятся или отображаются);
• данные о поставщике (контактная информация, минимальная сумма заказа, количество товаров, сроки выполнения заказа);
• стоимость продукта (оптовые затраты на одного поставщика и скидки за количество);
• розничные цены (текущие и акционные цены на товары).

Малые предприятия могут справиться с управлением запасами с помощью электронных таблиц. По мере роста бизнеса, складских запасов, товарного ассортимента стоит уйти от простой схемы в сторону профессионального программного обеспечения для управления запасами, в противном случае вы потратите массу времени на инвентаризацию.

Автоматически отслеживать и систематизировать запасы, поставки и продажи в режиме реального времени поможет автоматизированная система управления запасами.

Инструменты автоматизации, такие как технологии RFID (автоматическая идентификация объектов) и компьютерное зрение помогут оптимизировать цепочки поставок, упростить пополнение запасов и синхронизировать все данные.

Специализированным инструментом автоматизации служит ERP — система. Она актуальна, когда у компании много складских площадок, большой ассортимент продукции и есть необходимость в автоматизации поддержания запасов.

ERP — система поможет объединить несколько бизнес-процессов и обеспечит обмен данными между ними, поможет контролировать одновременного несколько аспектов управления запасами.

Чтобы подобрать ПО, важно понять свои потребности, убедиться, что продукт прост в использовании и обладает необходимыми аналитическими функциями.

6. Как сократить затраты на хранение: технология JIT («точно в срок»)

Складирование — дело недешёвое. Удвоить затраты на хранение могут избыточные запасы. В системе «точно в срок» затраты на хранение сводятся к минимуму. Компания закупает и производит только то, что необходимо здесь и сейчас, склад не переполняется в ожидании других заказов. Заказ исполняется, когда на него есть непосредственный спрос. Будущий товар может быть уже продан, что избавляет от необходимости хранить его долго. Снижаются потери (действия, которые повышают цену, но не ценность продукта), за счёт этого производство становится эффективнее.

Идея метода базируется на трёх предпосылках:

1. Заявкам потребителей готовой продукции соответствуют не её предварительно накопленные запасы, а производственные мощности, которые готовы быстро перерабатывать оперативно поступающие сырьё и материалы. Объём производственных запасов (замороженных мощностей) минимизируется.
2. Большой объём запасов нивелирует ошибки, узкие места производства, ненадёжную работу поставщиков, неиспользуемые производственные мощности. А в условиях минимальных запасов происходит непрерывная рационализация в организации и управлении производством,
3. Для оценки эффективности производственного процесса, помимо уровня затрат и производительности фондов, нужно учитывать срок выполнения заявки (работу полного производственного цикла). Короткие сроки выполнения заявок облегчают управление предприятием и способствуют росту конкурентоспособности благодаря возможности оперативного и гибкого реагирования на изменения внешних условий.

В числе преимуществ технологии JIT:

• снижение затрат на хранение;
• сокращение числа непригодных запасов;
• улучшение качества продукции за счёт сокращения излишних перемещений и концентрации внимания персонала на продукции;
• уменьшение количества повреждений;
• гибкость при изменении спроса. Продукция не копится на складе, а производство можно оперативно переориентировать под запросы покупателей.

Внедрение технологии «точно в срок» потребует от компании детального планирования всей цепочки поставок и установки программного обеспечения. Также потребуется обучить персонал. Но сокращение потерь того стоит.

Все действия, связанные с продукцией от заказа до надлежащего получения, отслеживания и хранения — важные части управления запасами. Об этом нужно помнить. Сведя к минимуму потери, излишние запасы и избыточные заказы, можно сократить издержки и увеличить прибыль.