Как вести деловую переписку: ключевые правила

Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Виды и примеры деловой переписки

Деловую переписку можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Также деловую переписку можно классифицировать по назначению (таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения, предоставляющие гарантии обязательства.

Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется

При составлении делового письма придерживайтесь ряда правил — требований к бланкам, оформлению, подписи и печати.

Оформлять деловые документы следует в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки должны содержать набор обязательных реквизитов:

• логотип и полное наименование компании;
• справочную информацию о компании, включая юридический адрес организации, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления
• краткое содержание, включая заголовок письма, обращение к адресату, текстовую часть, подпись руководителя;
• сведения об исполнителе;
• отметки о прикреплённых копиях (приложениях) и об их количестве.

Если письмо составляется на деловом бланке, на нём может отсутствовать печать, заверяющая подпись руководителя.

Особое внимание нужно уделить фактам. Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтвердить достоверными примерами и ссылками.

Из чего состоит деловое письмо: структура

По структуре деловое письмо делится на обращение и текстовую часть.

Если письмо адресовано конкретному человеку, в обращении нужно указать его имя и отчество. Начать обращение можно со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.п. Если имя адресата неизвестно или их несколько, обращение нужно написать во множественном числе. Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Текстовую часть делового письма нужно разделить на три логических блока Таблица 3.

Таблица 3. Структура текстовой части делового письма

7 принципов делового письма

1. Предложения в письме не должны быть длинными, а текст должен соответствовать установленным языковым нормам в отношении изложения мысли, лексики, грамматики и синтаксиса.
2. Слова в тексте ставятся согласно прямому порядку:
   • подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым,
   • определение — перед определяемым словом,
   • приложение — после управляющего слова.
3. Если письмо не является распоряжением, глаголам в активной форме следует предпочесть глаголы в форме пассивной. Например, вместо «Правительство утверждает форму», нужно написать: «Форма утверждается Правительством».
4. Слов и словосочетаний с ярко выраженной эмоциональной окраской следует избегать. Даже если документ относится к этикетным письмам, такие моменты лучше изложить «канцелярским» языком.
5. Недопустимо употреблять уменьшительно-ласкательные суффиксы и междометия, способствующие выражению личностного отношения к написанному, использовать сленг, просторечные и образные выражения.
6. Аббревиатуры и сокращения в тексте допускаются, но только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.
7. Если в письме необходимо применить узкоспециализированную терминологию, следует дать её толкование.

Как вести электронную деловую переписку

Деловое письмо, направляемое по электронной почте, по структуре и содержанию схоже с бумажным документом. Но ряд особенностей всё же имеется.

1. Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным, а лучше — содержать название организации.
2. Важно указать тему письма. Это позволит быстрее его найти в почтовом ящике. Название должно быть кратким, ёмким и недвусмысленным, позволяющим однозначно идентифицировать письмо по запросу.
3. Письмо должно легко читаться. Для этого текст нужно структурировать и отформатировать.
4. Прикрепите к письму все необходимые приложения и ссылки, обозначив их интуитивно-понятными названиями.
5. Подписывая письмо, укажите фамилию, имя, должность исполнителя и название компании.

Чтобы быстро восстановить суть обсуждаемого вопроса, сохраняйте историю переписки.