Какие документы нельзя включать в КЭДО

В 2021 году в ТК РФ ввели новые положения (ст. 22.1 — 22.3), которые регулируют правила кадрового электронного документооборота в организации. Перевести в электронный вид можно большинство кадровых документов, но есть исключения. Они перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Перечисленные документы нельзя также просто оформить в электронном виде с применением УКЭП.

Почему документы исключены из КЭДО

Причины исключения документов из кадрового ЭДО назвал Минтруд в письме от 12 января 2023 года № 14-6/ООГ-97. Дело в их исключительном значении.

Документы играют важную роль:

• при расследованиях несчастных случаев на производстве;
• когда необходимо восстановить права работников — оспорить увольнения или пожаловаться на нарушение трудовых прав. Для обжалований в таких ситуациях законодательством установлены довольно короткие сроки.

Изъятие указанных документов из-под действия ЭДО направлено на защиту интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе «задним числом», учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам.

Так, согласно статье 392 ТК РФ работнику на подачу иска в суд отводится:

• при рассмотрении индивидуального трудового спора — 3 месяца с момента, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своих прав;
• при разрешении спора об увольнении — 1 месяц с момента вручения копии приказа об увольнении, трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

Оформление в бумажном виде акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, призвано предотвратить нарушение работодателем прав работников, а со стороны работников — злоупотребление своими правами.