Какие расходы урезать в кризис, чтобы потом не пришлось пожалеть

К сожалению, далеко не у всех компаний есть резервы, которые можно привлечь в случае заморозки платежей от клиентов. Чаще эта проблема возникает у представителей малого и среднего бизнеса. Компании не могут собрать предоплаты в количестве, позволяющем переждать сложные времена.

Но и некоторые поспешные решения не проходят безболезненно и впоследствии приводят к ещё большим затратам. Рассказываем, как всё сделать грамотно.

Почему поспешное сокращение штата — это плохое решение

Руководство компаний приходит к очевидному, на первый взгляд, решению: «Нет денег, значит, нужно сократить штат или урезать зарплаты сотрудникам». Но этот вариант не самый лучший. Он ведёт к репутационным потерям, снижению мотивации внутри компаний, но стоимость услуг компании или продукта при этом не поднимается.

Если стоит вопрос о сокращении той или иной должности, подумайте, как долго компания сможет без неё обходиться. Насколько сложно будет потом найти нового сотрудника, сколько придётся вложить в обучение.

Лучший способ — пересмотреть процессы таким образом, чтобы при затрате тех же ресурсов получался больший «выхлоп». Иными словами — повысить маржинальность и сохранить прежний уровень дохода. Этого можно добиться за счёт повышения операционной эффективности команды и процессов.

Первые антикризисные шаги

Прежде всего переговорите с контрагентами

1. Переговорите с каждым партнёром, поставщиком, подрядчиком и попробуйте согласовать рассрочку платежей. Договоритесь о дроблении обязательств на части.
2. Свяжитесь с клиентами и актуализируйте график платежей. Так у вас будет понимание того, когда придут деньги. Если задержек не избежать, запросите гарантийные письма.

Такие шаги помогут избежать кассовых разрывов.

Как повысить операционную эффективность

Для работы над операционной эффективностью потребуются бюджет доходов и расходов и прогнозный план. Последний можно составить в Excel. Нужно разбить её по месяцам и внести в неё все производственные и непроизводственные расходы, которые несёт компания по всем видам деятельности.

Составьте такую таблицу заблаговременно, затем вам останется только каждый месяц актуализировать в ней данные.

Рассмотрите отдельно каждую статью расходов. Задайте вопрос: «Что будет, если сократить эту статью расходов, останется ли после этого компания жизнеспособной?» Далее разбейте расходы на три категории в зависимости от ответа. Для удобства в таблице их можно раскрасить разными цветами.

Первая категория — расходы, от которых можно отказаться

Это статьи по расходам посредственной важности: на корпоративные мероприятия, расходы на такси для сотрудников, покупка кофе и других продуктов в офис и т.п. Если вы уберёте эти расходы, бизнес не рухнет.

Вторая категория — расходы, которые нужно оставить, но можно сократить

Это расходы, которые нельзя убрать полностью, поскольку они важны для бизнеса, но чуть урезать их можно. Например, затраты на ПО для офиса, оклады сотрудникам.

Третья категория — расходы, по которым нужно решить — оставить, сократить или убрать

Эти расходы требуют тщательного анализа. Например, расходы на рекламу, оплата дополнительных сервисов и работы подрядчиков и т.п. Нужно решить, как поступить с каждым из них: что можно убрать, частично сократить, а что лучше оставить.

Например, если в рекламный бюджет заложены 500 тысяч рублей, можно подумать, какие из каналов можно исключить (наружку, рекламу в СМИ, в интернете и т.д.). Проанализируйте, какие из них работают менее эффективно. Высвободившиеся средства можно направить на другие более приоритетные расходы.

Траты, по которым у вас есть сомнения, лучше оценить в перспективе трёх-шести месяцев. Если то, что вы хотите сократить, потом будет сложно и дорого вернуть, лучше отказаться от решения.