Ключевые показатели эффективности компании: что это такое, как их рассчитать и внедрить

Каждая компания ставит перед собой множество целей — выйти на новые рынки, увеличить прибыль, разработать новый продукт, завоевать лидерство в своей нише. Чтобы не потерять контроль, проанализировать работу, оценить продуктивность сотрудников и правильно их замотивировать, необходимы специальные инструменты, маркеры.

Такими маркерами являются KPI.

Какие преимущества дают KPI

Система KPI даёт компании массу преимуществ:

• делает цели измеримыми посредством перевода в цифры. Это помогает анализировать успехи и неудачи, планировать и принимать решения;
• компания получает возможность отслеживания эффективности в разрезе регионов, конкретных точек, отделов и исполнителей;
• помогает связать цели компании с целями сотрудников, замотивировать работников. Сотрудники могут увидеть свой вклад в общую цель и знают, почему их работа важна;
• руководитель получает систему справедливой оценки работы сотрудников;
• появляется чёткое понимание, кто и за что отвечает;
• позволяет быстро обнаружите проблемы и точки роста;
• дисциплинирует, задаёт стандарты и требования корпоративной культуры.

Что нужно знать об уровнях и видах KPI

KPI можно разделить на уровни, виды и цели.

• KPI высокого уровня фокусируются на общей эффективности бизнеса;
• KPI низкого уровня — на процессах в конкретных отделах и подразделениях: производство, продажи, маркетинг, техподдержка и другие.

Также KPI можно классифицировать по видам (таблица 1).

Таблица 1. Виды KPI

Кроме этого, KPI можно делить по сферам применения — для продаж, управления персоналом, маркетинга.

Как вычислить KPI: ключевые индикаторы

Для вычисления KPI, нужно использовать специальную матрицу, внося в неё ключевые индикаторы (таблица 2).

Таблица 2. Ключевые индикаторы KPI

Ключевые индикаторы позволяют вычислить индекс KPI (коэффициент результативности).

Если итог больше 100%, работник блестяще справился с обязанностями, если ниже — ожидания были не оправданы.

Как разработать KPI

KPI необходимо увязать с конкретным результатом или целью и адаптировать к текущей ситуации.

Важно ответить для себя на ряд вопросов:

• Какого результата нужно достичь?
• Почему это имеет значение?
• Как можно измерить прогресс?
• Как можно повлиять на результат?
• Кто несёт ответственность за результаты?
• Как понять, что результат достигнут?
• Как часто следует оценивать прогресс в достижении результата?

Например, компания ставит перед собой цель увеличить доходы от реализации товаров в текущем году. Ответы можно сформулировать следующим образом:

Нужно увеличить доход от продаж на 30%. Это позволит увеличить в прибыль, покрыть новые издержки и выйти в большой плюс. Прогресс можно измерить как динамику роста дохода в рублях. Для достижения результата нужно расширить штат продавцов, обучить сотрудников новым техникам продаж, придумать эффективную программу лояльности для стимулирования покупателей. Ответственным за результат будет руководитель отдела продаж. Доход увеличится на 30% в этом году по результатам бухотчётности. Прогресс следует фиксировать ежемесячно.

Чтобы разработать KPI, следуйте трём правилам:

1. Чётко определите цель

Это одна из самых важных частей разработки KPI.

KPI нужно тесно связать с ключевой бизнес-целью, они должны выражать стратегию, выход на новую стадию роста.

2. Не назначайте необоснованные цели

Это скажется на мотивации сотрудников, которые в итоге попросту не смогут их достичь. Проанализируйте текущую ситуацию, соберите данные по отделам, посоветуйтесь с их руководителями.

3. Ставьте задачи по SMART

Каждый KPI должен быть:

• конкретным;
• измеримым;
• достижимым;
• релевантным;
• ограниченным по времени.

Как внедрить KPI: пять шагов

Для внедрения системы KPI можно придерживаться пяти шагов:

1. Выберите показатели, на которые можно влиять на уровне работы разных отделов и подразделений

Проанализируйте, как обстоят дела с результативностью.

2. Выберите инструменты для отслеживания

Важно выбрать инструменты, которые отражают результаты, максимально приближенные к реальности. Отслеживайте тенденции по разным ключевым метрикам.

3. Презентуйте ключевые показатели сотрудникам

Объясните, как KPI влияют на бизнес-цели компании, как работает система, где смотреть и как анализировать данные.

4. Назначьте ответственных

Специалисты будут следить за KPI, обновлять данные, также они могут предлагать инициативы по улучшению показателей.

5. Контролируйте KPI

Чтобы система KPI приносила пользу, необходима функция контроля. Нужно отслеживать показатели, анализировать причины изменений и возможные ошибки, брать на заметку успешные практики и масштабировать их, пополнять систему новыми ключевыми показателями.

При грамотном подходе KPI поможет проанализировать деятельность компании, оценить продуктивность сотрудников, позволит эффективно управлять бизнес-процессами и достигать поставленных целей.