Нужно ли хранить сведения о сотруднике, если он отозвал заявление об обработке данных

Как быть работодателю, который получил от уволенного сотрудника заявление с требованием отозвать согласие на обработку персональных данных? Нужно ли сразу удалять все данные. Разъяснения дали в Роскомнадзоре.

Отзыв согласия на обработку персональных данных — право уволенного сотрудника. Для этого нужно в произвольной форме написать заявление согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. За нарушение требований по обработке и хранению персональных данных, предусмотрены штрафы (часть 1 статьи 4.5 КоАП):

• до 100 000 рублей — для организаций;
• до 20 000 рублей для должностных лиц.

Однако если удалить данные о сотруднике сразу после его увольнения, у бухгалтерии не сойдутся данные в отчётностях за квартал и полугодие, а ФНС не примет расчёт по взносам. Расчёт по страховым взносам (РСВ) заполняется нарастающим итогом, а без данных сотрудника корректно составить расчет за полугодие не получится.

Также есть требования Росархива к хранению документов (Приказ от 20.12.2019 № 237), которые не позволяют утилизировать личное дело сотрудника и карточку по форме № Т- 2. За нарушение предусмотрены штрафы.

Как поступить с документами

В Роскомнадзоре рекомендуют соблюсти сроки хранения данных, установленные для первички.

В ведомстве уточняют, что согласно статье 6 Закона № 152-ФЗ без согласия сотрудника можно обрабатывать данные, используемые:

• для бухучета;
• отчетов в налоговую;
• фондов и других ведомств.

Из информационных систем сведения об уволенном сотруднике следует удалить через пять лет после его ухода из компании, руководствуясь правилом о хранении первичных бухгалтерских документов (статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Бумажную документацию по уволенным сотрудникам следует заархивировать. На сведения, переданные в архив, требования закона о персональных данных не распространяются.

Узнайте больше об организации хранения документов, об особенностях электронного документооборота и архивирования, получите навыки архивного дела на курсе повышения квалификации в Учебном центре «Финконт».