Опись документов организации: как провести

Внутренняя опись документов личного дела.

Содержит перечень документов из личного дела, их порядковые номер, индексы и количество листов.

Опись вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления документов.

В личном деле документы следует расположить в хронологическом порядке.

Сперва введите документы, которые были приняты или оформлены при приёме сотрудника на работу.

Далее — в хронологическом порядке поступления документов в кадры.

Опись для сдачи в архив.

Документацию, хранящуюся у ответственных сотрудников или менеджеров, отправляют в архив по мере утраты актуальности. Для этого нужно составить архивную или внутреннюю опись.

Перед сдачей в архив сделайте на описи итоговую запись.

Укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов.

Отдайте опись на подпись ответственному сотруднику.

Опись для передачи документов.

Оформляется при передаче документов контрагенту или любой другой стороне.

Можно составить в произвольной форме.

Укажите передаваемые документы, предусмотрите поля для подписей ответственных лиц.

Опись для отправки по почте.

Юридически значимые документы следует отправлять бандеролью или ценным письмом с описью и уведомлением о вручении адресату.

Даты отправки и получения письма подтвердят уведомление и почтовая квитанция.

Сформируйте опись вложения. Для этого потребуется специальный бланк (форма 107 -приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п). Бланк можно скачать или бесплатно получить в любом отделении почты.

Опись заявлений нужно заполнить в двух экземплярах. Сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату принятия.

Один экземпляр нужно оставить себе, второй — вложить в отправление.

Если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, можно заполнить несколько бланков с пометками «лист 1», «лист 2» и т.д. На последнем бланке нужно отразить общий итог по количеству пересылаемых предметов и указать итоговую сумму.

Опись для налоговой инспекции.

Информацию и документы по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге вместе с сопроводительным письмом и описью.

При отправке документов на бумаге составляют бумажную опись, электронных — электронную.

Если документация предоставляется на бумаге, опись можно составить в свободной форме.

Для удобства в бланк можно включить таблицу со списком предоставляемых документов с реквизитами.

Не забудьте предусмотреть поля для подписи ответственными лицами.

Если документы предоставляются в электронном виде, электронную опись потребуется заполнить по формату, утверждённому Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Опись для передачи в Фонд социального страхования.

Опись составляют в случае передачи документов на бумаге. Такой способ актуален для страхователей, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек.

Если среднесписочная численность сотрудников 26 и более, сведения в ФСС следует передавать через Интернет в форме электронных реестров.

Воспользуйтесь бланком из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26.

Для заполнения можно воспользоваться алгоритмом:

1. Укажите реквизиты страхователя (ИНН (КПП), регистрационный номер, код подчиненности, фирменное наименование).
2. Предоставьте название отделения фонда, в который передается документация по описи.
3. Укажите личные данные сотрудника (ФИО и СНИЛС).
4. Укажите код выплаты, за которой обратился сотрудник:
   • «1» — пособие по временной нетрудоспособности;
   • «2» — пособие по беременности и родам;
   • «3» — единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медорганизациях в ранние сроки беременности;
   • «4» — единовременное пособие при рождении ребенка;
   • «5» — ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
   • «6» — пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профзаболеванием;
   • «9» — отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.
5. Укажите краткое наименование прилагаемых к описи документов или сведений, количество листов.

Итоговый вариант описи следует составить в двух экземплярах.

Один остаётся в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.