Оптимизация бизнес-процессов: как работает метод Lean Six Sigma

Одна из основных проблем современных компаний связана с нерациональным использованием ресурсов. Это приводит к росту себестоимости продукции, а бизнес-процессы предприятия терять конкурентные преимущества.

Вывод — управление бизнес-процессами нужно нацелить на поиск резервов для повышения эффективности производства. Как это сделать? Есть несколько распространённых, но неправильных решений. Среди них:

• сокращение персонала;
• перераспределение дополнительного объёма нагрузки среди имеющихся сотрудников без дополнительной мотивации.

Такие методы приводят к сильной демотивации кадров, а качество продукции не растёт, а наоборот — ухудшается.

Оптимизации бизнес-процессов может быть куда эффективнее. Попробуйте использовать гибридное решение — метод Lean Six Sigma.

Как Lean Six Sigma (LSS) поможет оптимизировать бизнес-процессы предприятия

С помощью Lean Six Sigma можно визуализировать существующие потери и сконцентрировать внимание на важных для клиентов компании проблемах.

Метод Lean Six Sigma объединяет в себе две известные методологии:

• Lean (бережливое производство) — направленную на ускорение процессов и сокращение потерь;
• Six Sigma (концепция «Шесть сигм») — направленную на снижение дефектов и удовлетворённость потребителей.

Метод Lean Six Sigma неплохо зарекомендовал себя в практике моделирования бизнес-процессов многими компаниями мира. К примеру, при его применении:

• до 40% растёт качество продукции;
• до 70% растёт производительность труда;
• от 50 до 90% сокращается количество брака;
• от 25 до 90% сокращается время производственного цикла;
• до 90% увеличивается время работы оборудования;
• на 30-50% высвобождается количество производственных площадей.

Обратите внимание, Lean Six Sigma — это не готовое решение, а метод, который позволяет визуализировать существующие процессы «как есть». Выявить потери, изучить их и решить, как можно оптимизировать бизнес-процессы предприятия. Но необходимо выполнить ряд условий:

1. Задачи должны реализовываться через проекты, а результаты должны быть измеряемыми и иметь экономический эффект. Процессы улучшаются ради дополнительного экономического эффекта.
2. Решения должны базироваться только на информации, поддающейся проверке, без предположений и допущений.
3. Процесс следует рассматривать через параметры и факторы, которые на него напрямую влияют. При изучении причин, вызывающих сбой параметров, процесс нужно настроить настолько оптимально, чтобы получить максимально возможные показатели качества.
4. На всех этапах важна поддержка, мотивация и контроль со стороны вышестоящего руководства компании.

Оптимизация бизнес-процессов на уровне «Шести Сигм»: как работает концепция

На качество продукции влияют различные параметры. Есть допустимые уровни дефектности. Установить, насколько соблюдён баланс, и повысить качество поможет работа на уровне Six Sigma «Шесть Сигм».

Задача — уйти от усреднённости. Поскольку среднее значение мало говорит о реальном качестве обслуживания. Если компания будет использовать для оценки только их, то упустит многие возможности для улучшения процессов.

Работа на уровне «Шесть Сигм» — статистический процесс, предполагающий, что на один миллион возможностей появления отклонения (дефекта) их возникает 3,4. Такого показателя можно достичь, уменьшив вариации (изменчивости) и выстроив стабильный процесс.

Метод поможет сэкономить на контроле качества, но руководству компании придётся принять уровень дефектности, с которым можно мириться (таблица 1).

Таблица 1. Уровень качества в зависимости от уровня в сигмах

Если взять пример с теми же ресторанами, из миллиона доставок только 3,4 выбьются из графика.

Почему важно услышать «голос клиента»

Клиенты готовы платить далеко не за все характеристики товара. То, за что они платить не готовы для компании выливается в убытки. Качество, количество, комплектация, сроки поставки и другие характеристики, которые ожидает от продукции покупатель, называются «голосом клиента». «Услышать» его и проанализировать можно на управленческом уровне. А на его основе с помощью Lean Six Sigma можно оптимизировать бизнес-процессы.

Как работает Lean

Lean методы помогут устранить потери (таблица 2).

Таблица 2. Типы потерь в бизнесе

Lean-методы помогут уменьшить количество ненужных шагов, устранить переделки, сэкономить деньги и время, оптимизировать бизнес-процессы предприятия.

Бережливое производство базируется на четырёх основных идеях:

1. Бизнес — это поток создания ценностей для внешних и внутренних клиентов. Внешние потребители получают конечный продукт, внутренние получают различные результаты труда внутри компании. Это сотрудники отделов и подразделений.
2. Рабочие процессы должны проходить быстро, без потерь и сбоев. Для этого нужно сокращать потери, а процессы делать гибкими и прозрачными.
3. Работу организации и производственные процессы нужно постоянно улучшать на всех уровнях.
4. Сотрудники должны разделять философию Lean. Их нужно вовлечь в процесс и поддерживать их развитие.

При обучении методологии Lean Six Sigma сотрудники изучают инструменты статистического анализа: факторный и графический анализы, проверку гипотез, построение регрессивных моделей и т.п.

Владение инструментами позволит выстроить эффективное управление бизнес-процессами, глубже анализировать процессы, построить поток создания ценностей, визуализировать процессы, предотвратить ошибки, провести быструю переналадку, выстроить систему «Точно в срок».

Остановимся на некоторых инструментах подробнее

DMAIC — один из подходов, используемых в методологии «Шесть Сигм». Решение каждой задачи должно пройти через пять этапов:

• Define — определение проблемы.
• Measure — измерение проблемы. Проблему нужно количественно осознать и конкретизировать, поставить цель и создать команду проекта.
• Analyze — анализ. Нужно установить первопричину, на каком этапе возникла проблема, какие факторы на это повлияли.
• Improve — улучшение. Проводится модификация систем и процессов, направленная на улучшения.
• Control — контроль. Нужно разработать инструменты для контроля усовершенствованного процесса, обучить новому процессу персонал, подготовить отчёты и закрыть проект.

Выполняя действия в заданной последовательности, можно быстро пройти путь от определения источника проблемы до внедрения решений по усовершенствованию.

5S — система создания комплексного и качественного рабочего пространства для повышения качества, результативности и безопасности труда. 5S названа по первым пяти буквам японских слов:

• Seiri — сортировка;
• Seiketsu — стандартизация;
• Seiso — систематическая уборка;
• Seiton — систематизация;
• Shitsuke — совершенствование (соблюдение).

Последовательное выполнение шагов должно поспособствовать повышению рабочей эффективности

Помимо системы 5S, имеет место система 5S+1, дополненная понятием «Safety» — безопасности.

При внедрении инструмента 5S главное — не перегнуть. Иногда менеджеры подходят к процессу с таким энтузиазмом, что работникам становится практически невозможно выполнять обязанности на своих рабочих местах. Другая сторона — мнимые внедрения. Когда инструменты используют лишь как «декорации» во время визитов руководства, а на практике не применяют. Здесь важен контроль.

TPM (Total Productive Maintenance) — это подход к управлению оборудованием на протяжении всего жизненного цикла. Он призван уменьшить поломки и простои, предупредить сбои в работе, снизить затраты на обслуживание.

TPM позволяет устранить следующие потери:

• мелкие неисправности и холостой ход;
• выход оборудования из строя;
• длительное время переналадки;
• дефективные детали;
• замедление работы;
• потери при вводе оборудования в эксплуатацию.

За поддержание оборудования в исправном состоянии ответственны все работники, включая обслуживающий персонал, операторов, инженеров и менеджеров.

С чего начать

Руководству прежде всего нужно создать базовую инфраструктуру, которая позволит осуществлять стратегическое планирование развития бережливого производства:

1. исходя из сравнения «какой бизнес сейчас» и «каким мы его хотим видеть» нужно поставить цели и выстроить стратегии;
2. создать структуру для реализации метода.

Что необходимо сделать в рамках структуры:

• разработать стратегию внедрения и развития Lean Six Sigma, включая методологию и систему обучения персонала;
• стандартизировать новые компетенции персонала;
• внедрить систему контроля и оценки достижения заданных целей;
• разработать систему мотивационную и программу обучения для всех сотрудников.

После того как инфраструктура создана, переходите к формулированию целей для будущих проектов оптимизации бизнес-процессов в компании. Можно использовать матрицу принятия решений, моделирование будущего состояния и другие инструменты.