Электронные трудовые книжки с 2020 года стали прочно входить в нашу жизнь. Как перейти на электронные трудовые книжки, нужно ли уведомлять о переходе работника, и как по-новому вести документацию по кадрам? Даём пошаговую инструкцию.
Электронные трудовые книжки с 2020 года стали прочно входить в нашу жизнь. Как перейти на электронные трудовые книжки, нужно ли уведомлять о переходе работника, и как
Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате, она не имеет физического носителя.
Сведения о трудовом стаже ПФР теперь хранит в электронном виде, а все сведения книжки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Перейти с бумажных трудовых книжек на электронные необходимо всем компаниям и ИП начиная с 1 января 2020 года. Также для работодателей появился новый вид отчётности перед пенсионным фондом — СЭВ-ТД.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Бумажные трудовые книжки останутся, но лишь для тех сотрудников, кто трудоустроился до 2021 года. У таких сотрудников есть выбор: сохранить документ в бумажном виде или перейти на электронную трудовую книжку. До 31 декабря 2020 года они должны определится и написать соответствующее заявление работодателю. Тем, кто начнёт работать в 2021 году и позднее, трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде.
Как перейти на электронные трудовые книжки за 6 шагов?
1. Уведомьте сотрудников.
Работодателю нужно уведомить о предстоящем переходе на электронные трудовые книжки всех сотрудников и не забыть тех, кто находится в отпуске или в декрете и разъяснить, что работники вправе выбрать, в какой форме работодатель будет вести их трудовые книжки далее.
Попросите работников принять решение в конкретном месяце, например — в сентябре 2020 года. Но помните, что можно именно попросить, а не требовать. Определиться с выбором сотрудник может до конца 2020 года. Форму уведомления можно разработать самостоятельно, а затем распечатать в двух экземплярах на каждого сотрудника
2. Выдайте работникам бланки заявлений.
Подготовьте для всех сотрудников шаблоны заявлений. Они должны быть в двух вариантах:
- заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
- заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
Если сотрудник заявление не написал — продолжайте вести бумажную трудовую книжку. Сотрудник может передумать и отказаться от бумажной трудовой книжки в любой момент и написать заявление — о желании перейти на электронную трудовую.
3. Проверьте бумажные трудовые книжки.
Проверьте правильно ли заполнены бумажные трудовые книжки. Обратите внимание на опорные точки:
- Личные данные (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
- Даты о приемах, переводах и увольнениях;
- Названия компаний и должностей;
- Наличие печатей;
- Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
- Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
- Наличие записей о переводах;
- Формулировки записей об увольнении.
4. Подготовьтесь к сдаче отчетности СЭВ-ТД.
С 1 января 2020 года работодателям нужно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Отчёт нужно сдать в текущем году, если произошли кадровые изменения или работник подал заявление, как в 2021 году вести трудовую книжку. Подать форму впервые следует до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
- компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.
Обратите внимание, что компании численностью 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если сотрудников меньше, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге.
5. Заведите электронную почту для заявлений.
С 2020 года работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по заявлению работников не только в бумажном, но и в электронном виде. При этом у работника должна быть возможность направить заявление о выдаче на электронную почту
6. Измените внутреннюю кадровую документацию.
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка потребуется обновить разделы «Прием на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности». В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ (Таблица 1).
Таблица 1
Изменения внутренних документов по кадрам
|
Правила внутреннего трудового распорядка. Приём на работу |
Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности |
|
1. Прием на работу и увольнение. 1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора. 1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:
|
4. Обязанности работодателя. 4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:
Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:
Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. 4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. |
Рекомендуем
Семинар раскрывает слушателям все изменения трудового законодательства в области «электронной» книжки и новой обязательной отчетности перед ПФР, начиная с 1 января 2020 года.
Смотрите также:
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.