Персонифицированный учёт: что меняется в правилах ведения со 2 июня 2023

Со 2 июня 2023 года вести персонифицированный учёт нужно по новой инструкции, утверждённой Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н.

Корректировки в персонифицированном учёте связаны с введением новой формы отчётности ЕФС-1, заменившей четыре прежние формы — 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.

Прежняя инструкция, утверждённая Приказом Минтруда РФ от 22 апреля 2020 № 211н, утратит силу.

Для регистрации физлица в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, нужно открыть индивидуальный лицевой счёт. Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счёта.

Кто подлежит регистрации

Регистрации на территории России подлежат граждане РФ, а также иностранные граждане и лица без гражданства.

Регистрацию граждан осуществляет территориальный орган СФР на основании:

• анкеты зарегистрированного лица;
• сведений о госрегистрации рождения;
• сведений, поступающих в орган Фонда от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в отношении лица, которое обратилось за предоставлением государственной или муниципальной услуги и на которое не был открыт индивидуальный лицевой счёт;
• сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Что нужно учесть работодателям

При заключении трудовых договоров или договоров ГПХ (на вознаграждения по которым в соответствии с российским законодательством начисляются страховые взносы), работодатель должен проверить, открыт ли на новых сотрудников индивидуальный лицевой счёт. При его отсутствии работников следует зарегистрировать в системе индивидуального (персонифицированного) учёта СФР (п. 10 Инструкции).

В территориальный орган СФР нужно подать анкету, зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 243п). Сделать это следует не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма физлица на работу (или заключения с ним договора ГПХ).

Сотрудник должен проверить правильность сведений в анкете и заверить ей личной подписью.

Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователю нужно указать эту причину в анкете и заверить документ своей подписью.

В какой форме можно подать АДВ-1

Подать АДВ-1 в СФР можно в форме электронного документа, подписанного усиленной КЭП, через оператора ЭДО или через личный кабинет работодателя на официальном сайте СФР.

Индивидуальный лицевой счёт должны открыть в течение пяти рабочих дней. СФР направит уведомление о регистрации, содержащее сведения о СНИЛС, тем же способом, которым была направлена анкета АДВ-1.

На сотрудников, у которых индивидуальный лицевой счёт уже открыт, АДВ-1 представлять не нужно!

Как представить персонифицированные сведения в СФР

Сведения персонифицированного учёта нужно представлять на всех сотрудников,

работающих на основании:

• трудовых договоров;
• договоров ГПХ о выполнении работ и оказании услуг;
• договоров авторского заказа;
• договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства и издательских лицензионных договоров;
• лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключённых с организацией по управлению правами на коллективной основе.

В частности, в составе ЕФС-1 нужно представить:

Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности (аналог формы СЗВ-ТД). Следует представить при наличии каких-либо кадровых изменений (трудоустройстве, увольнении, переводе и т.д.).

• Общий срок представления сведений — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое изменение.
• При трудоустройстве и увольнении сведения необходимо представлять не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) о трудоустройстве или увольнении работника (заключения или прекращения договора ГПХ).

Подраздел 1.2: сведения о страховом стаже (аналог СЗВ-СТАЖ). Нужно представить по окончании календарного года не позднее 25 января.

Подраздел 3: сведения о сотрудниках, за которых перечислены допвзносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя — при наличии работников, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию (аналог ДСВ-3). Представляется ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Индивидуальные сведения представляются на основании приказов и других документов кадрового учёта страхователя, договоров ГПХ, договоров авторского заказа и данных бухгалтерского учёта.

Порядок представления персонифицированных сведений

Представить персонифицированные сведения в СФР можно несколькими способами.

1. На бумаге:
   • лично или через уполномоченного представителя;
   • через отделения почтовой связи заказным письмом с описью вложения.
2. В форме электронного документа посредством информационно-телекоммуникационных сетей:
   • через портал Госуслуг;
   • личный кабинет работодателя на сайте СФР.

Способ представления сведений зависит от количества работающих в компании сотрудников:

• при численности сотрудников до 10 человек, представить сведения можно как в электронном, так и в бумажном виде.
• при численности сотрудников свыше 10 человек, сведения необходимо сдавать в электронной форме.

Если сведения сдаются на бумаге, их нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (при наличии такой печати).

Датой представления будет считаться:

• при личной сдаче — дата фактического представления сведений;
• при отправке почтой — дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю.

Сведения в электронном виде подписываются усиленной КЭП. Датой представления будет считаться дата отправки по информационно-телекоммуникационным сетям, подтверждённая оператором ЭДО либо дата, сформированная при отправке в личном кабинете.