Персонифицированный учёт: что меняется в правилах ведения со 2 июня 2023

Со 2 июня 2023 года вести персонифицированный учёт нужно по новой инструкции, утверждённой Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н.

Со 2 июня 2023 года вести персонифицированный учёт нужно по новой инструкции, утверждённой Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н.

Корректировки в персонифицированном учёте связаны с введением новой формы отчётности ЕФС-1, заменившей четыре прежние формы — 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.

Прежняя инструкция, утверждённая Приказом Минтруда РФ от 22 апреля 2020 № 211н, утратит силу.

Справка! Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о зарегистрированных лицах определяет порядок ведения Фондом пенсионного и социального страхования РФ (СФР) индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о зарегистрированных лицах, в том числе:

  • порядок регистрации в системе индивидуального учёта;
  • порядок представления страхователями и сроки приёма и учёта территориальными органами СФР сведений для персучёта;
  • порядок контроля за достоверностью сведений, хранения и уничтожения содержащих сведения документов.

Для регистрации физлица в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, нужно открыть индивидуальный лицевой счёт. Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счёта.

Кто подлежит регистрации

Регистрации на территории России подлежат граждане РФ, а также иностранные граждане и лица без гражданства.

Регистрацию граждан осуществляет территориальный орган СФР на основании:

  • анкеты зарегистрированного лица;
  • сведений о госрегистрации рождения;
  • сведений, поступающих в орган Фонда от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в отношении лица, которое обратилось за предоставлением государственной или муниципальной услуги и на которое не был открыт индивидуальный лицевой счёт;
  • сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Что нужно учесть работодателям

При заключении трудовых договоров или договоров ГПХ (на вознаграждения по которым в соответствии с российским законодательством начисляются страховые взносы), работодатель должен проверить, открыт ли на новых сотрудников индивидуальный лицевой счёт. При его отсутствии работников следует зарегистрировать в системе индивидуального (персонифицированного) учёта СФР (п. 10 Инструкции).

В территориальный орган СФР нужно подать анкету, зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 243п). Сделать это следует не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма физлица на работу (или заключения с ним договора ГПХ).

Сотрудник должен проверить правильность сведений в анкете и заверить ей личной подписью.

Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователю нужно указать эту причину в анкете и заверить документ своей подписью.

В какой форме можно подать АДВ-1

Подать АДВ-1 в СФР можно в форме электронного документа, подписанного усиленной КЭП, через оператора ЭДО или через личный кабинет работодателя на официальном сайте СФР.

Индивидуальный лицевой счёт должны открыть в течение пяти рабочих дней. СФР направит уведомление о регистрации, содержащее сведения о СНИЛС, тем же способом, которым была направлена анкета АДВ-1.

На сотрудников, у которых индивидуальный лицевой счёт уже открыт, АДВ-1 представлять не нужно!

Как представить персонифицированные сведения в СФР

Сведения персонифицированного учёта нужно представлять на всех сотрудников,

работающих на основании:

  • трудовых договоров;
  • договоров ГПХ о выполнении работ и оказании услуг;
  • договоров авторского заказа;
  • договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства и издательских лицензионных договоров;
  • лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
  • договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключённых с организацией по управлению правами на коллективной основе.

В СФР персонифицированные сведения на сотрудников представляются в составе единой отчётности по форме ЕФС-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В частности, в составе ЕФС-1 нужно представить:

Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности (аналог формы СЗВ-ТД). Следует представить при наличии каких-либо кадровых изменений (трудоустройстве, увольнении, переводе и т.д.).

  • Общий срок представления сведений — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое изменение.
  • При трудоустройстве и увольнении сведения необходимо представлять не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) о трудоустройстве или увольнении работника (заключения или прекращения договора ГПХ).

Подраздел 1.2: сведения о страховом стаже (аналог СЗВ-СТАЖ). Нужно представить по окончании календарного года не позднее 25 января.

Подраздел 3: сведения о сотрудниках, за которых перечислены допвзносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя — при наличии работников, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию (аналог ДСВ-3). Представляется ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Индивидуальные сведения представляются на основании приказов и других документов кадрового учёта страхователя, договоров ГПХ, договоров авторского заказа и данных бухгалтерского учёта.

Порядок представления персонифицированных сведений

Представить персонифицированные сведения в СФР можно несколькими способами.

  1. На бумаге:
    • лично или через уполномоченного представителя;
    • через отделения почтовой связи заказным письмом с описью вложения.
  2. В форме электронного документа посредством информационно-телекоммуникационных сетей:
    • через портал Госуслуг;
    • личный кабинет работодателя на сайте СФР.

Способ представления сведений зависит от количества работающих в компании сотрудников:

  • при численности сотрудников до 10 человек, представить сведения можно как в электронном, так и в бумажном виде.
  • при численности сотрудников свыше 10 человек, сведения необходимо сдавать в электронной форме.

Если сведения сдаются на бумаге, их нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (при наличии такой печати).

Датой представления будет считаться:

  • при личной сдаче — дата фактического представления сведений;
  • при отправке почтой — дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю.

Сведения в электронном виде подписываются усиленной КЭП. Датой представления будет считаться дата отправки по информационно-телекоммуникационным сетям, подтверждённая оператором ЭДО либо дата, сформированная при отправке в личном кабинете.

Смотрите также:

Заказать обратный звонок

×

Сайт УЦ Финконт использует cookies. Подробнее »

Продолжая работу с сайтом, Вы выражаете своё согласие на обработку Ваших персональных данных.

Отключить cookies Вы можете в настройках своего браузера.

http://uat.finkont.ru/blog/personifitsirovannyy-uchyet-chto-menyaetsya-v-pravilakh-vedeniya-so-2-iyunya-2023