Профессиональный секретарь: как оформить электронный документооборот в компании

Цифровые документы занимают все больше места в современной жизни. В обычной и в профессиональной деятельности сегодня используют различные виды электронного документооборота: электронная почта, электронные декларации. Переход на электронный документооборот в 2020 году произвели все предприятия и коммерческие организации по требованиям законодательства России.

8 плюсов электронного документооборота

Профессиональный секретарь должен знать особенности оформления цифровых документов и некоторые изменения ведения электронного документооборота в 2020 году.

Электронным мы называем любой документ, который заверяется электронной цифровой подписью уполномоченных лиц. Только при ее наличии документ считается легитимным и приравнивается к статусу бумажного документа.

Для перехода на электронный документооборот компании потребуется понести небольшие материальные затраты, обучить сотрудников, в первую очередь, профессионального секретаря, навыкам работы с цифровой документацией, оповестить о переходе на новую форму своих партнеров и контрагентов.

Но преимущества использования разных видов электронного документооборота намного весомее:

1. Быстрый поиск.
2. Четкая структура хранения.
3. Подписание и согласование документов по каналам электронной связи с любыми руководителями и специалистами.
4. Возможность работать с одним документом одновременно нескольким специалистам.
5. Отправление документов по нужным адресам с помощью электронной связи.
6. Возможность быстрого дублирования.
7. Повышение производительности труда.
8. Снижение затрат и др.

Развитию электронного документооборота в 2020 году способствуют законодательные распоряжения. Еще в 2011 году был принят Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязал сдавать годовую бухгалтерскую налоговую отчетность в электронном виде. До 2020 года разрешалось бумажная отчетность. Но в текущем году бумажные отчеты могут сдавать компании, имеющие в штате менее 100 сотрудников и годовой доход менее 800 млн. руб. Такие организации обязаны перейти на новый вид электронного документооборота в следующем, 2021 году. Остальные предприятия и компании обязаны сдавать электронную налоговую отчетность уже за 2020 год. На сайте Федеральной налоговой службы России в свободном доступе размещен реестр всех зарегистрированных организаций. Здесь профессиональный секретарь и другие специалисты компании находят свою организацию. На этой же площадке смотрят формы заполнения и порядок предоставления отчетов.

Как ввести электронный документооборот в компании?

К переходу на электронный документ организация должна пройти несколько организационных шагов.

1. Проанализировать и систематизировать существующую систему документооборота. Разработать системы доступа и защиты электронных документов.
2. Новую схему прохождения документов предоставить специалистам-разработчикам программного обеспечения.
3. Выбрать оптимальный вариант схемы электронного документооборота и соединить ее с действующими автоматизированными системами учета.
4. Начать переход на новый вид электронного документооборота отдельными подразделениями компании.
5. Оформить сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи указанным в приказе руководителя специалистам.
6. Организовать архивацию документов.

Как хранить электронные документы?

Здесь действуют те же законодательные нормы, что и для бумажных документов. Они записаны в федеральных законах об архивном деле (№ 125) и о бухгалтерском учете в РФ (№ 402).

Электронные документы можно хранить на различных носителях:

• физических;
• облачных;
• локальных дисках;
• в специальной базе данных или файловых хранилищах.

Создание архива потребует организацию и содержание технической инфраструктуры. Необходимо выбирать качественные решения, чтобы документы не были повреждены в процессе хранения и были доступны для открытия. Ответственность за поврежденные электронные документы лежит на предприятии-налогоплательщике.