Пять шагов к работе без потерь: внедряем систему 5S

Случается, ли вам по нескольку минут искать нужный документ, гаечный ключ, любую другую вещь на рабочем месте, которая срочно нужна, но где лежит — непонятно? Ещё хуже, когда коллега уходит в отпуск и передаёт дела на время. Пояснения есть, но разобраться на чужом рабочем месте непросто, часы уходят, чтобы понять, что есть что.

Использовать рабочее время на поиски — непродуктивно. В компаниях, где знают цену минутам от таких потерь избавляются с помощью технологий бережливого производства или бережливого офиса. Эффективно организовать рабочее позволяют принципы 5S.

5S принципов — это пять шагов к совершенствованию рабочих процессов

5S — это не отдельный независимый проект, а система, которая охватывает все рабочие процессы предприятия или офиса. Она представляет из себя пять ступеней. Но их недостаточно просто пройти и забыть. Образно — это ступени, по которым вы будете подниматься каждый день, и их нужно поддерживать в «рабочем состоянии».

Таблица 1. Ступени 5S

Если вы всё сделали правильно, «ступени» поднимут производство не хуже любого лифта.

Начните с обучения

Сотрудники должны понимать принцип работы системы, осознавать её полезность для себя. Для этого нужно провести индивидуальное или коллективное обучение по подразделениям. Для офисных сотрудников и рабочих бригад могут потребоваться разные техники подхода.

Пусть в первый день сотрудник

1. сделает «снимок» текущего состояния своего рабочего места;
2. отсортирует вещи по группам (таблица 2):
   • ненужные;
   • сломанные;
   • необходимые редко;
   • необходимые часто.
3. попробует организовать место так, чтобы у каждой из оставленной вещи было своё место, и чтобы её можно было найти за несколько секунд;
4. избавится от вещей, которые препятствуют поддержанию чистоты.
5. сделает второй «снимок» рабочего места по окончанию рабочего дня.

Таблица 2. Примерные критерии сортировки предметов

Следите за порядком

Соблюдение порядка не должно ограничиться «экспериментом» с единичными рабочими местами. Потребуется провести тотальную инвентаризацию и расставить все вещи на «свои» позиции согласно маркировке.

Промаркировать вещи, будь то отвёртка или папка с документами можно любым заметным способом. Самый простой — с помощью цветового кода.

Придерживайтесь следующих принципов:

• храните предметы рядом с местом их использования, согласно последовательности производственного процесса;
• похожие предметы нужно хранить вместе;
• к часто используемым предметом нужно обеспечить свободный доступ;
• не храните вещи навалом, в глубоких ёмкостях;
• для хранения инструментов используйте специальные инструментальные доски;
• следите за запасом каждого вида необходимых предметов.

Нужно разделить предметы общего и индивидуального пользования. К предметам общего пользования должны иметь свободный доступ все сотрудники. Следить за пополнением запасов и исправностью может специалист отдела АХО. Эти принципы нужно зафиксировать документально.

Рабочие офисные столы можно дополнить перфорированными панелями. На них сотрудники смогут расположить все необходимые «напоминалки», семейные фото и канцтовары. Так они всегда будут под рукой, но не будут занимать рабочую поверхность.

У такой организации рабочего места немало плюсов. Например, новички смогут в 2-3 раза быстрее адаптироваться к рабочим условиям.

Поддерживайте чистоту

Чистота на рабочем месте — ответственность сотрудника. Поддержание чистоты в других зонах и диагностику оборудования можно закрепить графиком дежурств или поручить службе АХО. Также нужно определить инструменты, материалы и методы, которые будут применяться при очистке и проверке оборудования.

Стандартизируйте процесс

Нужно задокументировать графики диагностики и обслуживания, процедуры аудита рабочих зон, инструкции по работе с оборудованием, должностные обязанности в части обеспечения чистоты и безопасности.

Совершенствуйте

Помните, что культура бережливого производства — это не один из способов работы, который нужно навязать сотрудникам, а именно философия, которой должны придерживаться все. Руководство — в первую очередь. Эффективный порядок на рабочих местах должен выработаться в полезную привычку. Будьте готовы, что на первых этапах придётся погрузиться в процесс, проводить много времени на «рабочей площадке», вложить ресурсы.

Если система не работает, ищите объективную причину. Часто топ-менеджмент видит проблему в сотрудниках и пытаются решить её с помощью штрафов. Но это неправильный подход. Он не поможет изменить мышление, а в первую очередь важно, чтобы сотрудники придерживались принципов бережливого производства не из-под палки. Нужно понимание выгод, донести которое можно посредством коучинга. Составьте чек-лист, фиксируйте все изменения и оценивайте результат. Предложите сотрудникам изложить видение, спросите, какие изменения необходимы с их точки зрения. По инициативам давайте обратную связь.

К внедрению системы 5S целесообразно подключить службу АХО. Ведь именно её специалисты будут следить за запасами и за тем, чтобы у менеджеров и рабочих было всё необходимое для работы. Как организовать проект борьбы с потерями на базе принципов 5S расскажем в рамках курса повышения квалификации: «Руководитель АХО: повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений».