Расходы на содержание служебного транспорта – учет для целей налогообложения прибыли

Организация не оказывает транспортные услуги, но у нее есть несколько автомобилей. Каким образом можно подтвердить расходы на приобретение топлива для автомобилей?

Затраты на приобретение топлива можно учесть при расчете прибыли, если они будут отвечать условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода.

В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, которые связаны с приобретением топлива для служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки и т.п.).

Надлежащим документом, которым можно подтвердить использование автомобиля в предпринимательской деятельности, а следовательно, и топлива, является путевой лист с указанием маршрута следования (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Аналогичной позиции придерживаются суды: наличие в путевом листе информации о конкретном маршруте следования позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Поэтому путевой лист оформляется в том числе с целью подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 по делу N А14-15515/2005/631/34, ФАС Северо-Западного округа от 22.06.2009 по делу N А44-2221/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009(11903-А27-26), от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26)).

Отметим, что суды не всегда поддерживают проверяющих в их стремлении увидеть маршрут следования в путевых листах. Арбитры указали на то, что в производственной направленности поездок можно удостовериться и с помощью записей в путевых листах "По городу" (Постановления ФАС Московского округа от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009, от 06.07.2009 по делу N А56-50333/2008, от 11.02.2009 по делу N А56-10236/2007, ФАС Уральского округа от 29.07.2009 N Ф09-5245/09-С2).

Безусловно, предприниматели осуществляют деятельность на свой страх и риск. Однако игнорирование мнения финансовых органов, когда они утверждают, что одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, который содержит Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152, - это верный путь к судебным разбирательствам (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Один из основных вопросов, которые необходимо решить при учете расходов на приобретенное топливо в целях налогообложения прибыли, - это количество потребленных ГСМ.

Чиновники настаивают на том, что расходы на ГСМ могут быть обоснованными только тогда, когда топливо потребляется в соответствии с нормативами (Письма Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15) на основании Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России Распоряжением от 14.03.2008 N АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Следует отметить, что суды не поддерживают чиновников в их стремлении нормировать потребление ГСМ, так как налоговым законодательством такие требования не предусмотрены (Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).

Таким образом, требование чиновников нормировать потребление ГСМ должно совпадать с аналогичной позицией самих предпринимателей, поскольку потребление топлива в установленных пределах должно предотвратить как прямое хищение топлива, так и его нецелевое использование работниками.

Можно ли учесть в целях налогообложения прибыли затраты на оплату услуг автостоянок? Какими документами подтверждаются понесенные расходы?

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта, в том числе расходы по оплате автостоянок, поэтому их можно учесть при расчете прибыли.

При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).

Если автомобиль используется в деятельности организации и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть (Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1).

Расходы на парковку признать возможно в налоговом учете и при наличии у организации собственного гаража или места для парковки, что подтверждается обширной арбитражной практикой. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 24.09.2009 N КА-А40/8211-09-2 арбитры указали, что наличие у организации гаража не опровергает обоснованности затрат на стоянки и не делает эти расходы необоснованными, поскольку направленность расходов (получение прибыли) не зависит от наличия или отсутствия у налогоплательщика собственного гаража. К тому же в полномочия налогового органа не входит контроль за целесообразностью и эффективностью экономической деятельности хозяйствующего субъекта.

Правовые подходы, имеющие отношение к оценке расходов, отвечающих признакам экономически оправданных затрат, изложены в Определениях КС РФ от 04.06.2007 N N 320-О-П и 366-О-П и Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53. Из указанных документов следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете базы по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской деятельности, а не с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, так как налоговое законодательство не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Организация осуществляет предпринимательскую деятельность самостоятельно на свой риск и вправе единолично определять ее эффективность и целесообразность.

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Кроме того, первичным может считаться только тот документ, который составлен по унифицированной форме. Если же ее не существует, то документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в упомянутой статье Закона N 129-ФЗ.

Необходимыми оправдательными документами являются (Письма Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007):

Как правило, акт (отчет) об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество автомобилей и их характеристики, время заезда - выезда и т.п.

Кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц.

Если сторона, предоставляющая стоянку, применяет специальный налоговый режим в виде ЕНВД, то вместо кассового чека документальным подтверждением понесенных расходов будут товарный чек, квитанция и пр. (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Следует отметить, что чиновники одобряют такой порядок подтверждения расходов на оплату услуг автостоянки (Письмо Минфина России от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2).

Кроме того, рекомендуется вносить в соответствующие первичные документы информацию об автомобиле, который находится на стоянке: регистрационный номер и марку.

Можно ли учесть для целей налогообложения расходы на пользование платными автодорогами?

С 2010 г. существует возможность воспользоваться платными автодорогами, что регулируется Правилами оказания услуг по организации проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам общего пользования федерального значения, платным участкам таких автомобильных дорог, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2010 N 18 (далее - Правила).

Согласно п. 3 Правил пользование платной автомобильной дорогой осуществляется на основании договора между пользователем и владельцем дороги, согласно которому владелец обязан предоставить пользователю право проезда и организовать дорожное движение.

В соответствии с п. 4 Правил заключение договора предусматривает один из способов:

Преимущество платных автодорог состоит в том, что на них своевременно устраняются неисправности, препятствующие нормальному использованию платной автомобильной дороги. Кроме того, обеспечивается перемещение транспортного средства, прекратившего движение по платной автомобильной дороге вследствие его технической неисправности на охраняемую стоянку ближайшего пункта взимания платы (пп. "б" п. 19 Правил). Следует отметить, что перемещение неисправного транспортного средства производится вне зависимости от причин: поломки или ДТП.

Преимущества платных дорог позволяют более оперативно и, что не менее важно, безопасно добираться до пункта назначения. Кроме того, пользование качественными дорогами значительно снижает стоимость ремонтов автомобиля. Поэтому расходы на пользование платными автодорогами вполне можно признать расходами, направленными на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что касается вопроса о документальном оформлении указанных расходов, то согласно п. 13 Правил в качестве документов, подтверждающих заключение договора с оператором (владельцем дороги) и оплату проезда, могут использоваться:

проездные талоны (наклейки размером не более 105x75 мм) сроком действия 1 месяц, 3 месяца, 6 месяцев и 1 год, дающие право на проезд через пункт взимания платы платной автомобильной дороги оператора;

проездные талоны (наклейки размером не более 105x75 мм, многоразовые талоны с магнитной полосой, электронные контактные и бесконтактные смарт-карты), дающие право на ограниченное число проездов через пункт взимания платы автомобильной дороги оператора.

Таким образом, проезд по платной автомобильной дороге можно считать экономически обоснованным и связанным с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. В случае надлежащего документального оформления плата за проезд может быть учтена в целях налогообложения прибыли на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Специалисты компании «Финансовый Контроль и Аудит» оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

Автор:

ЧЕРЕВАДСКАЯ Ольга Ефимовна