Руководитель АХО: что требует от должности рынок труда 2021

Если представить компанию как большой часовой механизм, административно-хозяйственный отдел (АХО) будет в нём секундной стрелкой, которая показывает, что компания точно работает, а не ушла в простой.

Специалисты АХО следят, чтобы всегда были в наличии расходные материалы, а сотрудники предприятий были обеспечены рабочей одеждой и СИЗ, чтобы была исправна электропроводка и офисная техника, чтобы были проплачены счета за аренду и коммунальные услуги, а автопарк предприятия был обеспечен ГСМ. Чтобы всё было выполнено в срок, следит руководитель АХО.

Такой специалист востребован в IT и торговых компаниях, в ТЦ и магазинах, полиграфиях, на крупных промышленных предприятиях, в медицинских организациях и лабораториях, в гостиницах и банках.

Небольшие компании часто ограничиваются одним специалистом, в задачи которого входит закупка канцелярских принадлежностей и организация уборки и текущего ремонта офиса. Компаниям, в которых трудится более 100 человек, требуется полноценный отдел АХО. Но в любом случае работу руководителя АХО нельзя назвать простой. Она требует специфических знаний и гибки навыков.

Что требует рынок от руководителя АХО несложно выяснить, проанализировав вакансии крупных рекрутинговых сайтов. Что мы и сделали.

Какие специалисты АХО нужны работодателям

Заказ расходных материалов для компании, обеспечение сохранности, участие в разработке планов текущих ремонтов зданий, систем отопления, кондиционирования и вентиляции, обеспечение хозяйственного обслуживания зданий и надлежащего состояния в соответствии с санитарными и противопожарными правилами — ключевые обязанности, которые включают в вакансию «руководитель АХО» более 90% компаний.

Под «обеспечением наличия и сохранности» руководители компаний подразумевают, что от начальника АХО требуется, чтобы офисная техника, мебель, системы энерго и водообеспечения находились в исправном состоянии. Отдел АХО должен следить за этим, выявлять поломки, неисправности, реагировать на заявки и жалобы сотрудников и в зависимости от обстоятельств проводить закупки или ремонт. Последний осуществляется либо силами подразделения, либо с привлечением подрядчиков.

Всегда должны быть в наличии продукты «на каждый день». Это бытовая химия для уборки и дезинфекции, питьевая вода, сахар и т.п. Некоторые организации вменяют в обязанности руководителя АХО администрирование договоров с сотовыми операторами.

Все расходные материалы нужно учитывать. Руководитель АХО отвечает за складирование, сохранность, расход и контроль остатков. Для этого нужно организовать соответствующий документооборот (большинство современных компаний требует делать это в системе 1С), составить графики инвентаризации, бюджетировать деятельность подразделения и контролировать исполнение бюджета.

Компания может сдавать помещения в аренду, либо наоборот — арендовать их. Проведение и документальное сопровождение этих операций также ложиться на плечи руководителя АХО. Он же согласовывает вопросы ремонта, перепланировок и подготовки к различным корпоративным мероприятиям включая вопросы взаимодействия с ремонтными и обслуживающими бригадами.

Если в компании есть транспортный отдел, руководитель АХО занимается его координацией, вопросами лизинга, контролем расходных материалов, запасных частей и ГСМ.

Разумеется, руководитель АХО не выполняет весь объём работ в одиночку. В административно-хозяйственном отделе работают инженеры, электрики, завхозы, уборщики, разнорабочие и другие специалисты в зависимости от сферы деятельности компании. При необходимости может быть введена должность помощника руководителя АХО.

От самого начальника АХО требуется умение управлять, т.е. ставить задачи (в том числе, составлять технические задания), делегировать, контролировать и мотивировать. Также нужно вести учёт рабочего времени, составлять графики отпусков, фиксировать отгулы сотрудников. Для этого необходимо знать ТК РФ.

Какие компетенции важно подтянуть

Хорошую фору руководителю АХО дадут знание английского языка (хотя бы на базовом уровне) и наличие допусков к работе с электросетями, системами вентилирования и т.п.

Полезно развивать и гибкие навыки. Работодатели отдают предпочтение коммуникабельным, стрессоустойчивым сотрудникам, которые умеют распределять ответственность и не боятся работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации.

Какие требования к АХО добавились в последние годы

В современных условиях компаниям часто приходится работать в условиях ограниченности ресурсов и жестких нормативно правовых требований. Дополнительных хлопот добавила и пандемия, ввиду которой в обязанности руководителя АХО часто вменяют организацию мероприятий по противодействию распространения COVID-19.

Нужно учитывать и современные санитарно-эпидемиологические требования. С 1 января 2021 года действуют Постановлением главного государственного санитарного врача РФ от 24 декабря 2020 № 44 «Об утверждении санитарных правил СП 2.1.3678-20», СП 2.2.3670-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда». Согласно которым были разработаны новые единые санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений, оборудования и транспорта. Установлены требования к водоснабжению, воздухообмену, обеспечению микроклимата в помещениях, уровню освещения, к уборке помещений и уборочному инвентарю, пищеблокам, душевым т.д.

Овладеть навыками по организации работы АХО с требуемым уровнем качества работы, в современных условиях и в рамках имеющегося бюджета компании, познакомиться с методиками построения эффективной работы административно-хозяйственного подразделения вы сможете на курсе повышения квалификации: «Руководитель АХО: повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений».