Секреты тайм-менеджмента: как всё успевать с помощью метода ALPEN

Метод Alpen — это система ежедневного планирования, придуманная немецким профессором экономики и экспертом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом.

Методика объединяет технологии классического тайм-менеджмента, инструментарий матрицы Эйзенхауэра и основы постановки целей Б. Франклина.

Каков алгоритм метода

Алгоритм метода Alpen состоит из пяти шагов — по буквам в названии:

A (Aufgaben) — составьте список задач.

L (Länge schätzen) — оцените, сколько времени потребуется на их выполнение.

P (Pufferzeiten einplanen) — запланируйте резервное время.

E (Entscheidungen treffen) — расставьте приоритеты.

N (Nachkontrolle) — проанализируйте работу и подведите итоги.

Вы сможете реалистично оценить необходимый временной ресурс, понять, каким задачам стоит уделить максимум времени, а какие можно оставить на потом.

Как пользоваться методом

А — Составьте список задач

В блокнот или планировщик нужно выписать все дела, которыми вы планируете сегодня заняться. Список важно материализовать, а не держать всё в уме, рискуя что-нибудь упустить.

Записывайте всё, что приходит в голову. Перечень может получиться внушительным. Так и должно быть.

L — Оцените, сколько времени потребуется

В вашем списке может быть 20 и более задач. Физически даже половина из них может не вместиться в продолжительность рабочего дня, и вам захочется всё забросить.

Будьте реалистом. Подумайте, сколько времени займёт каждое дело из списка, и пропишите его напротив каждого пункта. Опирайтесь на предыдущий опыт, помните о своих особенностях (как быстро устаёте, насколько часто нужны перерывы, подвержены ли вы прокрастинации и т.п.).

P — Запланируйте резервное время

Планировать дела одно за другим — не самая удачная идея. Предусмотрите запас времени. Идеальное соотношение — 60% времени на все задачи и 40% на непредвиденные обстоятельства.

Время их резерва понадобится, если та или иная задача потребует чуть больше временного ресурса, чем вы прописали (встреча продлилась чуть дольше, во время поездки вы попали в пробку, работу пришлось прервать из-за важного звонка и т.п.).

Резерв избавит вас от необходимости сдвигать график переносить дела или вовсе перекраивать весь день. Если случится форс-мажор, запасное время поможет справиться с оставшимися делами, а если нет — вы можете использовать его в качестве перерыва или выполнить дополнительную малоёмкую задачу.

E — Расставьте приоритеты

Это этап реальной оценки дел и возможностей. Вы составили длинный список, рассчитали время с запасом и видите, что чисто физически не сможете выполнить все дела по списку в течение дня. Нужно остановиться на самых приоритетных, а остальные отменить или перенести.

Приоритизация сократит ваш список, сделает его максимально приближенным к реальности.

N — Подведите итоги

В конце дня проанализируйте свою работу и подведите итоги, задав себе несколько вопросов:

• Всё ли удалось сделать?
• Достаточно ли времени было заложено для выполнения задач?
• Достаточно ли было времени в резерве?
• Комфортно ли было работать с составленным планом? Что можно улучшить?

Ответы помогут понять, насколько был эффективен ваш план, нуждается ли он в корректировке. Оставшиеся задачи перенесите на следующий день. Составьте новый план с учётом проанализированных ошибок и сложившегося опыта.