Система электронного документооборота (СЭД): когда необходима и как выбрать

К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.

Когда электронный документооборот необходим

Пока электронный документооборот (ЭДО) не является обязательным требованием для всех компаний. Обязательная электронная отчётность 2022 году потребуется, например, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в электронном виде сдают бухгалтерскую отчётность компании, которые по законодательству обязаны вести бухучёт, налоговую отчётность по всем налогам — организации с численностью работников свыше 100 человек. Работодатели с численностью работников свыше 10 человек в электронной форме сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.

Но и в других областях переход на систему электронного документооборота довольно выигрышен. СЭД позволяет редактировать и хранить файлы, контролировать выполненную сотрудниками работу, в том числе и дистанционно — с помощью мобильного устройства.

Информация систематизируется в единый последовательный поток. Оптимизируются многие важные процессы, от заполнения типовых форм и различных отчётов до коммуникации, а количество ошибок сокращается вдвое благодаря функциям автоматизации, сводящих к минимуму человеческий фактор.

8 задач, которые позволяет решить СЭД

У системы электронного документооборота есть минимум восемь важных функций:

1. Работать с любыми видами документации: офисными документами, отчётами, договорами, корреспонденцией, электронными письмами.
2. Выполняет основные функции: регистрацию, учёт, контроль.
3. Упрощает работу с документами. ЭДО содержит готовые шаблоны документов, также в нём можно создавать и свои.
4. Удобно хранить файлы и управлять ими. СЭД — это своеобразный электронный шкаф, где хранятся документы. Бумажные документы можно отсканировать и сохранить в электронном виде. А индексация и фильтры позволяют оперативно найти любую необходимую документацию.
5. Экономит время. ЭДО сокращает время различных рабочих процессов и процессов утверждения.
6. Позволяет планировать бизнес-проекты.
7. Повышается безопасность документооборота в процессах просмотра, утверждения и перемещения.
8. Можно работать удалённо. Благодаря СЭД, сотрудники могут получить доступ к нужной документации из любого места работы.

Когда стоит задуматься о внедрении ЭДО

Как говорилось выше, СЭД обязательна не для всех компаний, однако о её внедрении стоит задуматься, если:

• компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает очень много времени;
• из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений;
• растёт число отчётных форм;
• у компании есть проблемы с информационной безопасностью.

Как выбрать систему электронного документооборота

СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Одни предполагают чёткую структуру хранения данных, другие заточены под более гибкую работу. В целом, каждая СЭД служит для определённой цели, однако могут быть и схожие элементы. Вот пять наиболее распространённых видов:

• электронный архив — подходит для хранения большого объёма данных, позволяет быстро находить файлы, но функций для полноценного документооборота в такой системе недостаточно.
• workflow — подходит для автоматизации большого количества повторяемых задач, обладает функционалом для обмена документами, позволяет присваивать статусы, создавать рассылки и т.п.
• коллаборативные — поддерживает разные форматы, позволяет гибко настроить рабочий процесс.
• гибридные — совмещают функции нескольких видов систем, организация сама может выбрать алгоритм работы.
• системы с функциями CRM — кроме работы с документами, позволяют храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Критерии выбора СЭД зависят, в первую очередь, от потребности компании. Например:

• Количество сотрудников, которые будут пользоваться ЭДО. Будет ли к нему доступ у всех работников, или нужно ограничиться одним отделом или определённой группой.
• Необходимость организовать доступ к файлам для удалённых сотрудников.
• Нужно упорядочить существующие рабочие процессы и организовать новые.
• Нужно отказаться от бумажных носителей в целях экономии
• На работу с бумажными документами тратится слишком много времени.

И, наконец, нужно определить, какую систему вы хотите — облачную или локальную. Для локальной системы потребуется дополнительное оборудование и персонал для управления системой. Облачная система, в отличие от локальной, не требует покупку и содержание оборудования. Расходы по поддержке инфраструктуры ложатся на поставщика ПО.

В таблице 1 приведены характеристики наиболее известных систем электронного документооборота.

Таблица 1. Характеристики СЭД

Выбирая конкретную СЭД, нужно точно понимать, для каких именно целей она внедряется. Следует исходя из количества документов и пользователей, возможности масштабирования, требуемого функционала. Убедитесь, что система не будет конфликтовать с другим, используемым в компании ПО. Изучите опции, примеры использования, почитайте отзывы.

Как выбрать конкретную СЭД, подробнее о возможностях, характеристиках, а также обо всех аспектах работы службы документационного обеспечения, расскажем на курсе повышения квалификации: «Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления».