Современный архив: аутсорсинг или структурное подразделение, что выбрать

От времени прохождения документов, ясности формулировок и способа хранение часто зависит скорость и правильность принятия решения и конечный результат работы компании.

Какой способ хранения документов выбрать в 2022 году, о достоинствах и недостатках, рассказываем в материале.

Как классифицируется документооборот компании

Документооборот компании можно классифицировать по нескольким видам. Он может быть:

• общим — по основной деятельности компании;
• кадровым — для документов по личному составу;
• секретным — используется в некоторых государственных структурах и имеет определённые нормативы ведения;
• электронным — осуществляется в цифровом формате.

В отношении локации документооборот может быть:

• входящим;
• исходящим;
• внутренним.

Объём документов в архиве напрямую зависит от размеров компании и количества её контрагентов. При организации архива компания может выбрать один из трёх путей:

1. создать собственный архив;
2. привлечь организацию со стороны;
3. использовать комбинированный вариант — создать собственный архив, но часть документов передать на внешнее хранение.

У каждых их этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим их подробнее.

1. Создаём собственный архив

Собственный архив — вотчина одного из структурных подразделений компании. Для его организации потребуется отдельное помещение. Его площадь будет зависеть от объёма документов. Также потребуется спецоснащение системами противопожарной безопасности, специальными коробами для хранения документов, промышленными стеллажами и канцелярскими принадлежностями.

Для кадрового обеспечения подразделения потребуется обучить или нанять профессиональных архивариусов и других профильных специалистов. Число сотрудников архива зависит от объёма хранящихся документов.

У собственного архива есть свои достоинства и недостатки (таблица 1).

Таблица 1. Плюсы и минусы собственного архива

При организации собственного архива компании нередко совершают ошибки. Вот самые распространённые из них:

• Архив размещают в подвальном или чердачном помещении, экономя на системах противопожарной безопасности, что может привести к порче и гибели документов ввиду пожара или прорыва труб.
• Документы хранятся не в архиве как таковом, а в структурных подразделениях, которые их создают. Это нарушает принцип целостности и может привести к утере документов.
• Экономия на кадрах. Компании нередко применяют принцип совмещения или нанимают на подработку сотрудников без спецобразования. В итоге документы по факту не архивируются, а складируются, что приводит к их потере, повреждению и отсутствию адекватной системы поиска.

2. Привлекаем компанию на аутсорсинг

Обращение в стороннюю специализированную компанию поможет сэкономить деньги и силы. Потребуется найти аутсорсера, заключить с ним договор и создать график взаимодействия, в соответствии с которым будут передаваться и возвращаться документы. В договоре необходимо конкретизировать права и обязанности сторон.

У аутсорсинга архивных документов также есть свои достоинства и недостатки (таблица 2).

Таблица 2. Достоинства и недостатки аутсорсинга

Не стоит выбирать агента для аутсорсинга по принципу наименьшей цены. Так вы можете сэкономить на качестве. И обязательно составьте график взаимодействия, так вы сможете быть уверены, что получите необходимые документы назад, когда вам это нужно.

3. Выбираем смешанный вариант

Этот вариант подойдёт, если в силу специфики деятельности компании необходим собственный архив, но не хватает площадей. Чтобы заархивировать все документы. Компания заключает договор с внешним контрагентом, который может предоставить необходимое количество площадей. Подобные услуги обычно предоставляют те же компании, которые предоставляют аутсорсинг. Здесь целесообразно заключить гражданско-правовой договор на возмездное оказание услуг. Это поможет возложить на контрагента обязанности по предоставлению документов из архива по первому требованию.

Плюсы и минусы смешанного варианта хранения документов приводим в таблице 3.

Таблица 3. Плюсы и минусы смешанного способа хранения документов

При выборе смешанного варианта контрагента также не следует выбирать по принципу меньшей стоимости услуг. Внимательно следует отнестись к содержанию договора. Не стоит подписывать договор аутсорсинга. В этом случае у компании — собственника архива могут возникнуть споры с налоговой из-за расходов по договору с контрагентом, предоставляющим услуги по хранению и обслуживанию архивных документов.