Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании

Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.

Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.

За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

• краткую характеристику и вид договорного обязательства;
• наименования сторон;
• предмет договора;
• цену и условия оплаты;
• ответственность за нарушение условий договора;
• сроки выполнения и дополнительные сведения;
• список ответственных лиц.

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

• не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
• проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
• не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
• отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.

Типовые формы договоров

Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.

Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.

Какие нормативные документы регламентируют договорную работу

Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:

• подготовку проекта договора;
• проверку контрагентов;
• порядок подписи договоров;
• организуют их исполнение;
• контролируют выполнение;
• учитывают возможные претензии и иски;
• устанавливают специфику хранения.

Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.

Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.