Специалист договорного отдела: как сделать документооборот в организации эффективным

Документ нужен, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В нем указываются реквизиты, подтверждающие деловую деятельность.

Документооборот в организации представляет собой движение бумаг между сотрудниками и отделами, от момента создания и отправки до получения. Разберемся, как организовать документооборот правильно.

Три преимущества оптимизированного документооборота

Начальники-ретрограды с ассистентами и делопроизводители обожают плодить документы — раздувшаяся организация службы ДОУ тормозит производство, а нужную бумагу порой сложно найти. В таких условиях эффективный документооборот необходим.

Основные его преимущества:

1. Оперативное прохождение документа с малыми затратами времени.
2. Сокращение инстанций — каждое перемещение оправданно, а возврат — сокращен.
3. Документы перемещаются единообразно, по одинаковому маршруту.

Основные меры по оптимизации документооборота: 4 шага

1. Работу службы ДОУ можно перевести в электронный формат. Его главные плюсы:
• исчезают лишние итерации (повторы) — исчезает потребность в лишнем ксерокопировании и сканировании;
• сведения легче учитывать, находить и распечатывать;
• исключаются дубликаты и пропажа документов;
• файлы могут редактировать сразу несколько человек.
2. Проведите аудит. Инвентаризируйте бумаги — часто вскрываются попытки поменять в них дату или владельца.
3. Обучайте сотрудников. Делопроизводители и работники должны понимать, что делают и зачем, как организовать документооборот. Исключайте текучку — лучше один раз обучить старых сотрудников и не отвлекаться на новичков, которые наломают дров.
4. Стандартизируйте нейминг файлов — опишите в отдельной инструкции, что стоит включать в название. Например, в банке документы могут именоваться по такой схеме:
• тип (служебка, презентация, запрос, ответ);
• ФИО автора/компания или ее подразделение;
• кому адресовано;
• краткая суть;
• дата.

Так любой сотрудник без подготовки найдет моментально нужную бумагу.

Как разработать оптимальный маршрут документов и табель форм

Маршрут документов поможет избежать бардака с бумагами. Чтобы строить маршруты, узнайте:

• как распределяются обязанности и полномочия в организации;
• какая тематика у внешних документов;
• какие виды внутренних документов есть.

Узнайте, кто в организации службы ДОУ имеет право рассматривать документы, а кто — согласовывать и подписывать. Есть три способа описать маршрут:

1. текстовый (самый простой, но не дает возможность увидеть всю картину маршрута);
2. графический (последовательно показана каждая операция в форме блок-схемы);
3. табличный (схож лаконичностью с блок-схемами, но данные расположены в ячейках таблицы).

После разработки маршрута проанализируйте его — у всех остановок и перемещений должен быть смысл. Посмотрите, можно ли избавиться от лишнего звена в цепочке. Проконсультируйтесь у сотрудников и руководителя, задайте им вопросы, как организовать документооборот.

Чем больше участников — тем длиннее путь прохождения документа. Помните, что участник процесса может выполнять как роль исполнителя, так и руководителя, так что часть функций можно объединять.

Маршруты документов фиксируются в локальном документе — табеле форм. В нем указаны все документы, которые можно применять в организации, дана характеристика основных этапов их подготовки и прохождения.

Что такое блок-схема в документообороте

Наиболее полно эффективный документооборот отражается с помощью блок-схем. В них описаны отдельные звенья в виде блоков, соединенных стрелками. Для их создания есть как специальное ПО, так и стандартный MS Word.

Эффективная блок-схема (рисунок 1) помогает правильно выстроить логику процесса за счет наглядности. Так станет понятно, кто, когда и что делает. Грамотную схему характеризует:

• простота — даже неподготовленный сотрудник все поймет;
• наглядность — ее содержимое можно бегло прочесть;
• четкая последовательность.

Рисунок 1. Пример блок-схемы документооборота.

Используйте общепринятые назначения фигур:

• овал — начало или конец схемы;
• прямоугольник — действие;
• ромб — условие;
• параллелограмм — ввод и вывод.

Полный перечень изложен в ГОСТ 19.701-90. Там можно найти рекомендации по классическим правилам визуализации.