Управление денежными средствами: как избежать ошибок в БДДС

БДДС — способ отразить движение денежных потоков на предприятии. Это бюджет движения денежных средств, задающий рамки управления финансами. С его помощью избегают кассового разрыва — главной причины смерти предприятия.

Зачем нужен БДДС

БДДС отвечает на вопросы:

1. Сколько денег дает бизнес?
2. Может организация инвестировать и сколько?
3. Может организация расплачиваться по долгам?

На эти вопросы отвечают разделы с тремя видами деятельности:

• операционная;
• инвестиционная;
• финансовая.

Разрабатывается бюджет в формате таблицы. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств. Бюджет движения денежных средств предохраняет фирму от того, что она останется без денег на ведение деятельности.

При составлении документа определяют:

• обязательный минимальный остаток денег;
• доходную часть;
• расходную часть.

Данные берут строго из текущего денежного потока.

Три частые ошибки при составлении БДДС

1. Неверный прогноз поступлений.

Есть много факторов, влияющих на бизнес, которые нельзя предугадать. Это пандемия, экономический кризис, гиперинфляция. Эти факторы вносят хаос и требуют быстрой реакции.

Пример. В магазине по продаже ПК траты выросли на 50% из-за резкого роста закупочных цен на видеокарты. Гарантировать исполнение плана нельзя, точных данных — тоже.

Исправление. Для устранения дефицита бюджета пересматриваются финансовые потоки, производственная программа и рассматривается возможность кредитования. Чтобы система бюджета движения денежных средств заработала и планы стали реальными, привлеките кредитные ресурсы, но используйте их эффективно.

2. Неверный прогноз платежей.

Планируя оплаты, руководитель не всегда ориентируется на инвестиционный бюджет и договоры с поставщиками. Без запроса у ответственных менеджеров актуальных графиков платежей по проектам и приобретаемым активам легко «отстать от жизни».

Пример. Компания не учла графики погашения действующих кредитов и займов, выплаты процентов по кредитным договорам с учетом реструктуризации и изменений процентной ставки. К тому же бухгалтерия учла устаревший курс валюты.

Исправление. Оцените возможность уменьшения платежей в дефицитный период или сместите график платежей из дефицитного периода в бездефицитный. Пересмотрите производственную и инвестиционную программу: откажитесь от приобретения объектов основных средств, скорректируйте маркетинговые и административные расходы.

3. Технические ошибки.

При управлении денежными средствами учитывайте всю основную информацию, которая повлияет на финансовое положение компании. Часто консолидации данных нет и это приводит к принятию неэффективных инвестиционных решений.

Пример. Есть проект, организующий производство продукции на новом оборудовании. Для него сделали бизнес-план и составили бюджет движения денежных средств. Но денежные потоки никто не учел, хотя они были сопоставимы с потоками по текущей деятельности.

Исправление. При консолидации бюджетов используйте плановую информацию по текущей деятельности и проектам развития предприятия. Включите данные БДР и ББЛ.

Как избежать ошибок

Нет смысла делать финансовый план, если в нем отсутствует план-факт анализа отклонений. Это сравнение плановых и фактических показателей финансового бюджета и выявление причин отклонений. Проводится раз в квартал и помогает найти закономерности в ошибках планирования.

Для эффективного управления денежными средствами применяйте гибкие бюджеты и скользящее бюджетирование. Это даст возможность сравнивать фактический бюджет с пересчитанным на фактический объем выручки, а не первоначальным жестким планом.

План выплат формируйте исходя из договорных условий по каждому поставщику или на основе информации руководителей центров финансовой ответственности.

При значительном количестве поставщиков объедините их в категории:

• по одинаковым периодам отсрочки;
• по группам товаров, материалов; 
• по плательщикам НДС.

В бюджет закладывайте актуальные условия оплаты поставщикам, плановые объемы закупаемого сырья, материалов, товаров.

Постоянный дефицит БДДС — звоночек, что предприятие убыточно в целом, решение находится за рамками системы управления денежными средствами. Здесь требуются стратегические решения: перепрофилирование предприятия, его продажа или закрытие.