Управление проектами: как внедрить ПУ в органах государственной власти

Проектное управление (ПУ), как форма организации работы имеет место не только в бизнесе, но и на уровне органов государственной власти.

Проектное управление в органах государственной власти способно дать заметный экономический эффект. Он выражается в улучшении качества и оперативности работ, создании рабочих мест, привлечении инвестиционной привлекательности регионов и государства в целом, сформировать благоприятную административную среду.

Но проектное управление бизнесе и ПУ на государственном уровне будут отличаться. Разберём эти особенности подробнее.

Чем полезно проектное управление на государственном уровне

Бизнес быстро реагирует на инновационные процессы и изменения в мире и быстрее подстраивается под них. Ведь от скорости реакции зависит будущая прибыль и итог конкурентной борьбы. Органы власти подобного внешнего давления не испытывают и часто долго подстраиваются под изменения, упуская очевидную выгоду.

Часто в рамках государственных и местных целевых программ проводятся «размытые» мероприятия, цель и эффективность которых не ясны или не оцениваются вовсе. Проектное управление поможет расставить все точки над «Ё»: определит суть конечного продукта, задаст чёткие сроки и предусмотрит финансирование.

В 2013 году при Минэкономразвития России создали совет по внедрению проектного управления в органах власти. Представители научных кругов, образования и науки, которые вошли в совет, разработали методические рекомендации. Они определяют четыре цели, которое должно решать проектное управление:

1. В кратчайшие сроки достигать запланированных результатов.
2. Эффективно использовать ресурсы, в том числе государственного и местного бюджетов.
3. Использовать принципы обоснованности, своевременности и прозрачности принятия решений.
4. Улучшать вертикальные и горизонтальные внутри- и межведомственные связи.

Проектное управление в бизнесе и госорганизациях: рассматриваем ключевые отличия

Проектное управление в органах государственной власти отличается от реализации инициатив в бизнесе. Вот шесть ключевых особенностей, которые нужно иметь в виду:

1. Направленность на социальный эффект, а не на финансовую прибыль.
2. Работа в жестко ограниченном правовом поле, особенно в сфере закупок и при проведении конкурсных процедур.
3. Привлечение финансового ресурса государственного и местных бюджетов.
4. Подотчетность органам власти более высокого уровня.
5. Масштабность и многогранность замыслов.
6. Публичная отчётность и общественный контроль.

Внедряем проектное управление: с чего начать

Прежде всего нужно разделить проекты на три вида:

1. Приоритетные. Это ключевые инициативы, которые будут контролироваться руководителем органа лично.
2. Внутренние. Реализуются подразделением ОИВ.
3. Внешние. Внедряются внешними организациями и контролируются органом власти.

Внедрение проектного управления в конкретно взятом государственном органе можно разделить на три этапа:

1. Организационный. Необходимо сформировать систему и распределить функции.
2. Методологический. Нужно разработать положения, регламенты и другую документацию.
3. Обучающий. Следует оценить и утвердить компетенции и обучить специалистов.

Как преодолеть сложности при внедрении проектного управления

Основные сложности внедрения проектного управления в органах государственной власти заключаются в недостаточной гибкости, излишней бюрократии, отсутствии подготовленных специалистов и сопротивлении изменениям на разных уровнях со стороны части сотрудников. Часто палки в колёса вставляют управленцы старой формации.

Начните модернизацию структуры госсектора со следующих шагов:

• постоянно обучайте сотрудников как руководящего, так и рядового звена;
• сертифицируйте персонал по современным управленческим стандартам;
• пересмотрите мотивацию работников (материальную и моральную) по результатам личной эффективности и общей успешности начинания, организуйте обратную связь исполнителей с менеджерами;
• при внедрении принципов ПУ в организации продвигайтесь от осуществления простых инициатив к сложным многокомпонентным начинаниям;
• фиксируйте результаты каждого этапа, анализируйте его недостатки и выгоды, вносите необходимые коррективы;
• поддерживайте целостность инициативы по всем направлениям работ (от инициации до приемки и заключительного отчета);
• четко распределяйте роли и ответственность между работниками.

При внедрение проектного управления необходимо руководствоваться Национальными стандартами ГОСТ Р 54869-71-2011. Можно воспользоваться специализированными инструментами для планирования. Например, Primavera, MS Project, Spider Project и другими.