Успешный управленец: почему нужно начать с самоменеджмента?

Начните с себя! На таком принципе можно и нужно строить управление карьерой, отделом и целой организацией.

Организовать время и построить стратегию для выполнения целей поможет самоменеджмент руководителя. Если эффективно использовать инструменты самоменеджмента, можно выполнено больше работы. Для руководителя это значит, что увеличится прибыль предприятия, а для сотрудника, работающего по мотивационной модели - заработная плата.

Запомните 5 принципов тайм-менеджмента

Эффективность экономиста, юриста, офисного работника и в целом всех людей зависит от умения распределять свое рабочее время. Классический тайм-менеджмент строится на следующих принципах:

1. Планируйте, что будете делать. Каждый свой день рекомендуется расписывать. План дня поможет не выбиться из графика. Не забывайте расставлять приоритеты: самые важные дела делать с утра, а менее важные - вечером, когда меньше сил.
2. Правильно ставьте цели. Прописанные в ежедневнике цели на месяц, полгода, год должны быть конкретными и измеримыми. Чем четче они будут сформулированы, тем лучше.
3. Планируйте отдых. Если работать 24/7, то жизненные ресурсы быстро иссякнут. Чтобы эффективность была на уровне, обязательно отдыхайте.
4. Разрабатывайте собственные правила. Существует множество методов, как планировать свое время. Выберите тот, который подходит именно вам и вашей команде.
5. Делайте упор на важных вещах. В жизни каждого человека есть много рутинных дел, которые просто отнимают время. Если хочется больше успевать, необходимо стараться избавляться от рутины и тратить это время на что-то действительно стоящее или «разбавлять» рутинные дела более приятными.

Инструменты самоменеджмента, которые нужно взять на вооружение

Главная цель самоменеджмента - это эффективное распределение времени. Чтобы этого добиться, можно воспользоваться следующими инструментами.

1. «Кривая жизни», на которой будут отмечены успехи и неудачи за все время жизни, работы, необходимо также зафиксировать желаемые успехи в будущем. На этой кривой должны быть представлены ответы на следующие вопросы:

• Как протекала жизнь до сих пор?
• Каких профессиональных успехов я смог добиться?
• Когда и где были поражения в карьере? Возможные причины неудач.
• Как вы видите свое будущее?
• Сколько лет вам хотелось бы прожить?
• Какие цели вы поставили сейчас?
• При достижении целей с какими неудачами и ударами судьбы можно встретиться?

На «кривой жизни» человек отмечает, где он находится сейчас, а также чертит экстремальные точки, которые характеризуют успехи или неудачи.

2. Временной ряд для ранжирования жизненных целей.Необходимо сформулировать 5 важнейших целей, которые будут достигаться в течение разных временных периодов. Цели должны быть долгосрочные (в течение всех жизни), среднесрочные (в ближайшие 5 лет) и краткосрочные (в течение одного года).

3. Анализ своих сильных и слабых сторон. Чтобы знать, в каком направлении двигаться, человек должен оценить себя, свои слабые и сильные стороны. Сильные стороны - это то, что поможет для достижения успехов. Слабые стороны необходимо искоренять, чтобы они не мешали в достижении целей.

Все эти инструменты должны выполняться последовательно, чтобы был результат. Сначала составляется «кривая жизни», потом определяется временной ряд для ранжирования жизненных целей, а затем оцениваются сильные и слабые стороны человека.

Как расставить приоритеты: 2 классических способа

Именно расстановка приоритетов позволит достигать поставленные задачи в нужный срок. Для этого существует множество методов, наиболее популярными считаются принцип Эйзенхауэра и анализ АБВ.

1. Принцип Эйзенхауэра. Необходимо свой день планировать по критериям срочности и важности дел. Американский генерал Дуайт Эйзенхауэр выделил 4 вида дел:

• Срочные, важные дела. Они должны быть выполнены с утра, когда рабочий день только начинается.
• Срочные, менее важные дела. Данные задачи сбивают с толку работника, потому что они срочные. Он тратит на них свое время, хотя такие задачи, которые менее важные, можно запросто делегировать.
• Менее срочные, важные дела. Их можно сделать тогда, когда появится время и все срочные задачи будут выполнены. К данной работе нужно подходить ответственно, можно делегировать.
• Менее срочные, менее важные дела. Такими задачами всегда завален письменный стол. Если вы оценили и поняли, что какая-то задача относится к данному типу, лучше сразу вычеркнуть её из тайм-плана.

2. Анализ АБВ. Задачи при данном методе делятся следующим образом:

• Очень важные задачи (категория А). Их примерно 15% от общего количества дел. Ими занимается в основном руководящее звено. Важность таких задач - примерно 65%.
• Не очень важные задачи (категория Б) Таких дел в среднем 20%. Их могут выполнять исполнители, значимость равна примерно 20%.
• Несущественные задачи (категория В). В организациях их количество достигает 65%. Такие дела менее существенны, их исполнение зависит полностью от работников. Значимости задач - 15%.

Как повысить эффективность отделов и предприятия?

Первое, что нужно сделать - это провести анализ деятельности предприятия, оценить эффективность экономистов, юристов, кадровиков и всех остальных работников. Эта работа возлагается на руководителей.

Повысить эффективность можно, если организовывать работу следующим образом:

• Начать с себя. Руководитель должен быть и формальным, и неформальным лидером. Тогда он сможет настроить свой коллектив на плодотворную работу, достижение целей и выход на новый уровень производства.
• Мотивация - это желание работать. Замотивировать работника можно не только материальными вещами (деньги, карьера, премия и пр.), но и нематериально (командный дух, доска почета, человеческое спасибо от души).
• Дисциплина. Четкая дисциплина труда позволит добиться высоких показателей. Каждый работает в отведенное для работы время, подчиняется всех требованиям, следует должностной инструкции, имеет подобающий внешний вид.
• Эффективный тайм-менеджмент. Главная цель самоменеджмента - это эффективное планирование времени. Несмотря на жесткую дисциплину, тайм-менеджмент должен быть сформирован таким образом, чтобы работа сочеталась с перерывами на отдых, первостепенно выполнялись наиболее срочные задачи.
• Профессионализм. Отбор работников должен происходить по критериям реальных знаний, опыта и навыков, а не по родству, знакомству. Родство и знакомство возможно лишь в тех случаях, когда человека рекомендуют как реального профессионала, он проходит испытательный срок и доказывает свой профессионализм.

Опирайтесь на перечисленные пункты, и они помогут вам собрать сплоченную команду. Члены группы должны быть одним целым, дополнять друг друга, генерировать и воплощать новые идеи.