Утверждён XML формат электронных договорных документов

С 14 июля 2023 года вступает в силу Приказ ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@ «Об утверждении XML формата представления договорного документа в электронной форме».

Формат описывает требования к XML — файлам для передачи документов, выражающим согласованную волю двух сторон в рамках оформления сделок в письменной форме, предметом которых являются любые объекты гражданских прав. Это могут быть договоры, соглашения, контракты, приложения, дополнительные соглашения к договору и другие документы.

XML формат является альтернативным к утверждённому в марте 2022 формату PDF-А/3.

Какой формат выбрать

Из пояснений ФНС следует:

• XML формат больше подходит для компаний, обладающих высоким уровнем цифровизации. В нём содержится больше возможностей для аналитики, поскольку вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем.
• PDF-A/3 формат ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, формат позволяет проводить автоматизацию за счёт xml части, содержащей основную информацию из документа, с другой — формат не требует от второй стороны наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.

Какой именно из форматов выбрать, бизнес может решить самостоятельно, опираясь на свои возможности и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из них.

Документ, сформированный в любом из предложенных форматов, можно передать в ФНС через ТКС при их истребовании или для пояснений.