Всё о КЭДО: как внедрить кадровый электронный документооборот в 2022 году

В 2022 году организации и ИП могут вести кадровый документооборот в электронном виде. Как для работодателя, так и для работника — это право, но не обязанность. Об особенностях внедрения, плюсах и минусах — в материале.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Работодатели могут создавать, использовать и хранить документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронном виде. Основные положения, порядок ведения документооборота и взаимодействия между сторонами трудовых отношений закреплены в Трудовом кодексе РФ:

• Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
• Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приёма на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
• Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

У электронного документооборота есть свои достоинства и недостатки (таблица 1).

Таблица 1. Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Как работает КЭДО

Работодатель может создать документ в электронной форме, подписать его электронной подписью и выгрузить в систему. Сотрудник (а также соискатель при приёме на работу) может ознакомиться и подписать электронный документ в своём личном кабинете.

Какие документы нужно вести на бумаге

Перевести в бумажный формат можно не все документы. Строго на бумаге нужно вести:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
• трудовые книжки (если сотрудник отказался от их ведения в электронной форме).

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Создайте внутренние локальные нормативные акты (Приказ о внедрении КЭДО, Положение о КЭДО). Опишите порядок работы с системой. Нужно зафиксировать, как именно будет происходить переход, а также порядок ведения электронного кадрового документооборота. Вот позиции, которые стоит предусмотреть:

• ответственное лицо;
• система для ведения КЭДО;
• использование электронной подписи (ЭП);
• дата начала работы в системе;
• порядок доступа к системе;
• сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
• сроки для ответа и ознакомления с документами;
• перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
• категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
• порядок проведения инструктажа;
• порядок взаимодействия с профсоюзом;
• сроки хранения документов;
• сроки передачи в архив.

Придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Назначьте приказом лицо, ответственное за ведение КЭДО. Особых требований к форме приказа нет, но рекомендуется обязательно указать ФИО работника, должность, подразделение, прописать обязанности, например, разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников и сбор их согласий (заявлений) на переход и т.п.

2. Выберите систему для ведения КЭДО. Кадровый электронный документооборот можно вести двумя способами.

• Посредством платформы «Работа в России» (это бесплатный вариант, будет доступен для использования с 1 сентября 2022 года). Зарегистрироваться можно через портал Госуслуг.
• Разработать собственную систему. В этом случае придётся потратиться на её создание или покупку.

3. Решите вопрос с электронными подписями. Без ЭП невозможна сама система кадрового документооборота. Подписи должны быть и у работодателя, и у работников.

Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Некоторые виды документов в КЭДО работодатель может подписать только УКЭП, а работник — любой усиленной электронной подписью, отдельные документы простой электронной подписью (ПЭП) — таблица 2.

Таблица 2. Электронные подписи в КЭДО

4. Ознакомьте всех сотрудников с положением о КЭДО. Направьте им уведомление о переходе на систему кадрового электронного документооборота. От сотрудников необходимо получить согласие или отказ. Если сотрудники в данный момент не хотят присоединиться к КЭДО, они могут присоединиться к нему позже. А те, кто согласился, уже не смогут вернуться к бумажному документообороту.

Если сотрудник не сказал ни «да», ни «нет», его документы следует оставить в бумажной форме.

Согласие необходимо от работников, у которых уже есть рабочий стаж. Если по состоянию на 31 декабря 2021 года у сотрудника не было трудового стажа, его согласия не требуется, на КЭДО он переводится автоматически.

5. Проинструктируйте сотрудников, согласившихся на КЭДО, по работе с системой и оформите для них цифровые подписи.

Как хранить кадровые электронные документы

Электронные кадровые документы нужно передавать на хранение в архив. Сроки их хранения не отличаются от бумажных аналогов. Передаваемые в архив документы должны соответствовать единым требованиям к формату и составу. Их введут с марта 2023 года.

Самые важные изменения в кадровой работе в 2022 году, в том числе правила внедрения электронного документооборота (ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) рассмотрим на курсе повышения квалификации: «Актуальные изменения трудового законодательства. Особенности правового регулирования кадрового делопроизводства в 2022 году».