Аудит кадровых документов своими силами. Проверки кадровой службы: ГИТ, МВД, Роскомнадзор

День 1.

Аудит кадровых документов своими силами.

Внутренний кадровый аудит: проверяем кадровые документы и процедуры с учетом последних изменений трудового законодательства.

• Порядок организации и проведения внутреннего аудита кадровой документации.
• Документальное оформление результатов аудита.
• Процедура приема-передачи дел в кадровой службе.
• Проверяем локальные нормативные акты (ЛНА) организации: обязательные ЛНА, ЛНА, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, анализ соответствия ЛНА требованиям трудового законодательства.

Аудит кадровых процедур.

• Подбор и прием на работу персонала.
• Проверяем объявления о вакансиях.
• Анализ документов (обязательных, с учетом специфики), предъявляемых при заключении трудового договора для определения деловых качеств кандидата.
• Проверка трудового договора на соответствие трудовому законодательству РФ (обязательные и дополнительные условия.
• Ошибки при установлении места работы, рабочего места, трудовой функции, заработной платы.
• Особенности оформления срочного трудового договора.
• Новое требование к указанию условий труда на рабочем месте.
• Порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных и муниципальных служащих.
• Особенности оформления, дополнения, исправления личной карточки Т-2.
• Выдача копий документов, связанных с работой.
• Проверяем порядок оформления изменения условий трудового договора, переводов работников: необходимые кадровые документы, ошибки, допускаемые работодателями при изменении условий трудового договора.
• Проверяем прекращение трудового договора: документы-основания к приказам на увольнение, проверка соблюдения порядка увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с истечением срока трудового договора, отдельные основания увольнения по инициативе работодателя.
• Проверяем правильность предоставления отпусков: ежегодный основной оплачиваемый отпуск: ошибки при составлении графика отпусков, требование к извещению о дате начала отпуска, приказ на отпуск, практические рекомендации к документальному оформлению предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска.
• Проверяем трудовые книжки работников: наличие ответственного должностного лица, учет трудовых книжек, учет выдачи трудовой книжки работникам.
• Проверяем журналы регистрации и их ведение.
• Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.
• Ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства.

День 2.

Проверки кадровой службы 2024: ГИТ, МВД, Роскомнадзор. Алгоритм действий при проверках надзорных органов.

Проверки ГИТ.

• Правила проведения проверок по закону №248-ФЗ от 31.07.2020 г. «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ». Виды профилактических мероприятий. Виды контрольно-надзорных мероприятий.
• Мораторий на проведение плановых проверок для субъектов МСП, ожидаемое изменение. Отмена плановых проверок (Постановление Правительства РФ от 01.10.2022 N 1743).
• Новые индикаторы риска с 1 августа 2023 г. нарушения обязательных требований трудового законодательства, которые являются основанием для проверки ГИТ (Приказ Минтруда России от 27.03.2023 N 215н).
• Положение о надзоре за соблюдением требований Трудового законодательства, продление действия до 01.01.2026 г. (Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230): изучаем порядок проведения и плюсы/минусы для работодателя. Профилактический визит и Рейдовый осмотр – современная замена плановых и внеплановых проверок.
• Права и обязанности инспекторов при осуществлении контрольно-надзорных функций. Алгоритм подготовки к проверке ГИТ.
• Проведения инспектором ГИТ Аудио/Видео/Фотофиксации проверки. Готовимся к проверке по новым правилам. Проводим «стресс тест» соблюдения компанией обязательных требований по трудовому законодательству.
• Обновленные проверочные листы по надзору за трудовым законодательством в 2023 г. (Приказ Роструда от 01.02.2022 N 20), в каких случаях они будут использоваться при проверках ГИТ. Использование проверочных листов для проведения кадрового аудита.
• Массовая невыплата зарплаты свыше одного месяца - основание для проведения внеплановой проверки при жалобах более 10 сотрудников (Постановление Правительства РФ от 10.11.2022 N 2036).
• Электронный надзор за трудовыми взаимоотношениями - мониторинг вместо плановых проверок. Проведение мониторинга на условиях соглашения между Работодателем (контролируемым лицом) и ГИТ (контролирующим органом). Онлайн Инспекция РФ –Электронный инспектор.
• Важные изменения трудового законодательства 2023-2024 гг., что в первую очередь проверят: МРОТ, индексация и осуществление выплаты заработной платы, трудовые договора, мед. осмотры, охрана труда 2023-2024 гг. Изменения в ТК РФ: ст. 328.1, ст.262.
• Признание отношений следующих из договоров ГПХ-Трудовыми: упрощенный порядок признания, ответственность за уклонение заключения трудового договора. Критерии анализа условий договоров при проверке Государственной инспекции труда. Основания признания отношений трудовыми. Позиция Верховного суда в 2023 году по заключению договоров ГПХ и признанию их трудовыми. Возможность использования ЭДО для договоров ГПХ (электронная подпись) через платформу «Работа в России». Основные нарушения, выявляемые при проверках ГИТ, на что обратить внимание?
• Административная ответственность: какие санкции (штрафы) может применить инспектор и оценка их рисков для работодателя и должностных лиц.
• Разъяснения Верховного суда РФ при привлечении работодателя к административной ответственности. Обзор Пленума Верховного суда РФ от 23 декабря 2021 года № 45 о рассмотрении дел об административных правонарушениях, связанных с нарушением ТК РФ. Изучаем позитивные новшеств: сроки давности, кратность, условия дисквалификации.

Проверка Роскомнадзора.

• Полномочия контролирующих органов. Порядок проведения проверок.
• Порядок организации и осуществления федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных с 01.07.2021г. (Постановление Правительства РФ от 29.06.2021 N 1046). Новые способы и методы проведения проверки; доведение результатов.
• Важные изменения в законодательстве о персональных данных 2023 г.: основные положения, плюсы и минусы нововведений, рекомендации по организации работы без ошибок и штрафных санкций.
• Новые правила оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных с 1 марта 2023 г. (Приказ Роскомнадзора от 27.10.2022 N 178).
• Новый порядок уничтожения персональных данных с 1 марта 2023 г. (Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179). Что должен содержать Акт об уничтожении, образец заполнения.
• Порядок принятия Роскомнадзором решения о запрещении или об ограничении трансграничной передачи персональных данных (Постановление Правительства РФ от 16.01.2023 N 24, Постановление Правительства РФ от 10.01.2023 N 6).
• Перечень случаев, при которых к операторам, осуществляющим трансграничную передачу персональных данных, не применяются требования закона №152-ФЗ (Постановление Правительства РФ от 29.12.2022 N 2526).
• Новые формы уведомлений Роскомнадзора с 26.12.2022г, направляемые операторами персональных данных (Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 N 180).
• Рекомендации Роскомнадзора от 8 августа 2023 года по защите персональных данных при их обработке.
• Внеплановые проверки с 14.02.2023 г. в случае утечки (информации в интернете) персональных данных в аккредитованных IT компаниях.
• Проверочный лист по соблюдению требований законодательства о персональных данных с последними изменениями 2023 г. (Приказ Роскомнадзора от 24.12.2021 N 253).
• Перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля за обработкой персональных данных (Приказ Минцифры России от 15.11.2021 N 1187). Ожидаемое обновление индикаторов риска (проект Минцифры), появление нового индикатора, когда Роскомнадзор выявил 3 и более фактов расхождения информации на сайте контролируемого лица с данными в уведомлениях.
• Административная ответственность за выявленные нарушения, законопроекты по введению «оборотных штрафов».
• Ошибки работодателей, при работе с персональными данными.

Проверки МВД.

• Порядок проведения проверок. Алгоритм действий работодателя.
• Административная ответственность за нарушения при привлечении иностранной рабочей силы. Ежегодное увеличение количества выявленных нарушений и суммы штрафов за незаконное привлечение к труду иностранных граждан, не смотря на уменьшение иностранных работников в период пандемии.
• Важные изменения законодательства о привлечении иностранных граждан к труду в 2023-2024г, на что необходимо обратить внимание работодателю.
• Конституционный и Верховный Суд РФ об изменении условий труда иностранных работников. Судебная практика по привлечению к административной ответственности за иностранных работников. Возможность снизить размер административного штрафа, по усмотрение суда исходя из обстоятельств дела и уважительных причин.
• Статистические данные о работе МВД (опубликованные) и с иностранными гражданами. Изучение основных тенденций.
• Создание памятки для иностранца (основных действий и обязанностей).
• Ошибки в сфере привлечения и использования иностранных работников.

Проверка соблюдения воинского учета в 2024 г.

• Нормативно-правовая база, документы по организации воинского учета: приказ об организации воинского учета, план работы по ведению воинского учета.
• Новые правила в воинском учете в 2023 г. (закон 127-ФЗ): формирование электронного реестра воинского учета, взаимодействие с военкоматом через Гос. Услуги, установление запретов и ограничений для граждан, установление новых обязанностей на работодателя. Изучаем новшества, плюсы и минусы для Работодателя, чтобы избежать ошибок.
• Важные изменения с 4 августа 2023 г. закона "О воинской обязанности и военной службе". Применения временных мер, направленных на обеспечение явки по повестке военного комиссариата с 4 августа 2023 г. (закон от 04.08.2023 N 437-ФЗ).
• Важные изменения нормативно-правовых документов в Воинском учете с 5 августа 2023 г. (Положения о воинском учете №719, Постановление Правительства РФ от 25.07.2023 N 1211) в связи с внедрением «цифровых» технологий в воинском учете.
• Изменение c 1 января 2024 г. предельного возраста пребывания в запасе: кто может подлежать мобилизации (закон 24.07.2023г №326-ФЗ).
• Гарантии и основания освобождения от уголовной ответственности лиц, заключивших контракт о прохождении военной службы в период мобилизации (закон от 24.06.2023 N 270-ФЗ).
• Повышение верхней границы призывного возраста с 27 до 30 лет c 1 января 2024 г. (закон от 04.08.2023 N 439-ФЗ).
• Внесение изменений с 1 августа 2023 г. в Положение о призыве граждан РФ по мобилизации, приписанных к воинским частям (Постановление Правительства №852, Постановление Правительства РФ от 24.07.2023 N 1200).
• Документы по организации воинского учета: приказ об организации воинского учета, план работы по ведению воинского учета.
• Инструкция по организации воинского учета. Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700. Карточка гражданина подлежащего воинскому учету (форма №10) начало действия 08.01.2022 г.: что делать с личными карточками Т-2. Основная отчетность работодателей в военкомат.
• Увеличение административной ответственности с 1 октября 2023 года за правонарушения в области воинского учета (закон от 31.07.2023 N 404-ФЗ). Усиление контроля в 2023 году со стороны государственных органов по ведению воинского учета. Работодателями уже началось, как правильно действовать при контактах с военкоматами.
• Основные ошибки в воинском учете.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации.

• Нормативно-правовая база специального воинского учета (бронирования) граждан, пребывающих в запасе ВС РФ.
• Изменения в 2023 г. закона 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ".
• Организация бронирования ГПЗ: основные положения по бронированию; виды бронирования, порядок бронирования работников.
• Документы, по бронированию отрабатываемые в организациях.