Этот курс можно
изучать очно!
Подробнее
Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления
Артикул: СП11974
Участники курса получат не только обзор нормативной документации, но и подробно разберут все аспекты работы службы документационного обеспечения. Научатся разрабатывать локальные нормативные акты и регламенты компании, документы различного характера, получат навыки архивного дела и узнают об особенностях электронного документооборота и архивирования.
Вид обучения
Формат обучения
Дата и время
Документы по окончании обучения
Образец Удостоверения о повышении квалификации Санкт-Петербург
Что входит в стоимость
Методический материал.Для кого предназначен
Руководителей отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов.Цель обучения
- совершенствование профессиональных навыков участников курса в оптимизации методов документооборота;
- повышение личной эффективности участников курса;
- ознакомление участников курса с особенностями анализа системы документационного обеспечения управления;
- получение практических навыков участниками курса по подготовке необходимых документов: актов, писем и служебных записок;
- получение практических навыков участниками курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.
Результат обучения
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
- повышения эффективности в организации работы службы документационного обеспечения управления делопроизводства и документооборота в компании в рамках современных требований;
- в организации внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями;
- в организации приема, рассмотрения и регистрации документов;
- в организации сроков и контроля исполнения документов;
- в организации процессов в компании - документопотоки;
- в организации оперативного хранения документов;
- в организации составления и ведения номенклатуры дел;
- в подготовке дел к архивному хранению;
- по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение;
- по организации смешанного документооборота в компании.
Программа обучения
День 1.
Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.
Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.
Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.
Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.
Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.
Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности - KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами.
Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.
Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
День 2.
Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.
Документооборот организации и его составляющие.
- Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
- Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
- Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.
Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.
Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
День 3.
Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.
- Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.
- Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота. Дело, Docs Vision, Кодекс – Документооборот, ГранДок, ЕВФРАТ – Документооборот, LanDocs, БОСС-Референт, 1 С: Документооброт, Globus Professional, Оптима, Directum, DOCUMETR, Канцлер, Documentum, Open Text, Alfresco и др.. Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий.
- Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
- Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов.
- Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.
Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Профилактика «профессионального выгорания».
Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов.
