Профессиональный секретарь - помощник руководителя: основы мастерства

  • Курс повышения квалификации
Формат обучения:   
Открытая дата

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

4 дня
32 академических часа
Удостоверение

Есть вопросы? Свяжитесь с нами или позвоните по телефону (495) 698-63-64

Вид обучения

Курс повышения квалификации

Формат обучения

Дневной 32 800 руб.
Срок обучения — 4 дня
Продолжительность обучения — 32 часа

Дата и время

Открытая дата

Программа обучения

День 1.

Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.

  • Нормативно-методические основы деятельности.
  • Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
  • Профессиональный стандарт секретаря руководителя.
  • Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
  • Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
  • Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
  • Зонирование рабочего пространства.

Особенности должностной позиции помощника руководителя.

  • Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
  • Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
  • Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
  • Информационная поддержка деятельности руководителя.
  • Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.

Бездокументное обслуживание управления.

  • Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
  • Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
  • Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
  • Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
  • Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
  • Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
  • Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
  • Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
  • Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.

Основы деловой коммуникации.

  • Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
  • Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
  • Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
  • Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
  • Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.

Ассистентские функции помощника руководителя.

  • Организация сервисного обслуживания руководителя.
  • Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства. Оптимизация информационных потоков.
  • Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя.

Организация снабжения офиса.

  • Предметы первой необходимости.
  • Офисное оборудование и расходные материалы.
  • Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
  • Сбор и обобщение заявок.
  • Организация курьерской доставки.

Организация командировок.

  • Заказ билетов и гостиниц.
  • Оформление виз.
  • Прием командированных.
  • Оформление приглашений иностранным гражданам.

День 2.

Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.

Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.

  • Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
  • Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
  • Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
  • Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
  • Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
  • Формуляры основных документов.
  • Особенности оформления конфиденциальных документов.

Система организационно-распорядительной документации.

  • Классификация документов и их функции.
  • Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
  • Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
  • Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

Официально-деловой стиль и его требования.

  • Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
  • Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
  • Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
  • Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
  • Требования к управленческой информации.

Деловая переписка.

  • Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
  • Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
  • Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
  • Культура официальной переписки и ее основные принципы.
  • Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
  • Особенности переписки по электронной почте.

Организация работы с документами.

  • Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
  • Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
  • Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
  • Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
  • Систематизация документов. Правила формирования дел.
  • Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
  • Определение сроков хранения документов.
  • Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
  • Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
  • Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

  • Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
  • Редактирование текста служебной записки, письма.
  • Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
  • Упражнения по стилистике.
  • Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
  • Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
  • Дикционные упражнения.
  • Упражнения на дыхание и развитие голоса.

День 3.

Психологическая культура делового общения.

  • Основные принципы построения успешного межличностного общения.
  • Этикет невербального общения.
  • Барьеры общения.
  • Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
  • Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.

Общепринятые нормы культуры в деловом мире.

  • Особенности делового общения.
  • Деловой этикет, его основные принципы.
  • Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
  • Культура речи.
  • Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
  • Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
  • Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
  • Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.

Технология визуального имиджа.

  • Основные стили мужской и женской одежды.
  • Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
  • Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
  • Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
  • Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.

День 4.

Этикет общения по телефону. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.

  • Особенности делового телефонного разговора.
  • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
  • Метод «телефонной улыбки».
  • Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
  • Привычные выражения.
  • Подготовка телефонного разговора, композиция.
  • Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
  • Звонки входящие и исходящие.
  • Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
  • Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
  • Этикет мобильной связи.

Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.

  • Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
  • Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
  • Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя).
  • Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
  • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
  • Основы офисного гостеприимства.

Организация и проведение протокольных мероприятий.

  • Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
  • Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
  • Правила рассадки в автомобиле.
  • Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
  • Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
  • Особенности общения с иностранными партнерами.

Отзывы о прошедших мероприятиях

Замечательная программа. Интересно, доступно, доброжелательно, с многочисленными примерами из практики. Особенно интересной была психологическая культура делового общения, протокольные мероприятия. Новый ГОСТ по делопроизводству.

Тюрина М.А.

Специалист 1 категории АХО, ЧОУ ДПО Интер РАО


Программа очень полезна для начинающего секретаря - помощника руководителя, великолепно помогает войти в новую для себя предметную область. Особенно интересными были приемы повышения личной эффективности для выполнения задач и достижения целей. Принципы конструктивной беседы, в т.ч. телефонного разговора. Организация протокольных мероприятий. Правило Гомера. Структура деловой беседы.
"Хотелось бы еще разобрать:
1) Методы и приемы систематизации информации.
2) Инф.технологии и ПО, облегчающее все виды деятельности секретаря (оптимизация и автоматизация функций/действий секретаря)."

Распопов Р.В.

Помощник руководителя, Тюменский индустриальный университет


Очень полезный и насыщенный курс, из которого можно почерпнуть много практических навыков. Особенно интересно для меня было узнать об этике телефонного и делового общения. Все вопросы были раскрыты достаточно обширно.

Капитонова И.В.

Секретарь-референт, Оборонэнерго АО


Актуальная информация, доступная, интересная. Все было новым и интересным.

Федорова В.А.

Главный специалист отдела делопроизводства, Ростелеком ПАО Воронежский филиал


Очень понравилось изложение материала, легко и играючи, интересно. Видно, как преподаватели любят свое дело и делятся знаниями. Новыми и интересными стали знания по этикету делового общения, по организации и проведению протокольных мероприятий. Система ОРД.

Субботина Л.В.

Секретарь, АНОДПО «Корпоративный университет РЖД»


Очень понравилась программа, актуальный и объемный материал по теме в сжатые сроки. Особенно интересен был разбор практических примеров.

Ким А.В.

Переводчик, PASHA Life İnsurance OJSC


Все очень понравилось, преподаватели тоже молодцы. Весь материал был новым и интересным для меня. Все, что нужно, считаю, было на этом курсе.

Аббасов А.А.

Помощник руководителя, PASHA Life İnsurance OJSC


Все очень понравилось, интересный материал, доходчивое и понятное объяснение тем, грамотные, опытные преподаватели с глубочайшими знаниями как теории, так и практики.

Коваленко И.Н.

Помощник председателя, Брянский городской Совет народных депутатов


Программа понятная и доступная. В целом, все было интересным. Преподаватели дали полную, необходимую информацию. Спасибо!

Гаджибекова П.Г.

Референт 1 категории, ООО «Газпром трансгаз Махачкала»


Очень интересная программа, много новой информации почерпнула. Особенно интересна тема по этикету. Доступно.

Смирнова О.А.

Помощник директора, НП Агентство Городского Развития


Информативно, интересно, много новой информации. Особенно интересны деловой этикет, бизнес протокол.

Фролова О.С.

Помощник вице-президента, ООО "Тревел Менеджмент Консалтинг"


Доступно и объемно представлена информация. Интересны были темы: психологические барьеры, профилактика конфликтов, стиль одежды.

Осипов А.С.

Начальник отдела, ГКУ "Аппарат Общественной палаты Ямало-Ненецкого АО"


Грамотные преподаватели, подход, получено достаточное количество полезного материала. Впечатление об обучении положительное. Интересным было: документное сопровождение, разбор нового ГОСТа по документообороту, культура поведения и полезные аспекты делового этикета.

Никульшина Д.А.

Секретарь руководителя, ОАО "Электростальский химико-механический завод имени Н. Д. Зелинского"


Программа предусмотрела в полном объеме необходимые для эффективной работы материалы. Преподаватели дали исчерпывающие ответы на все вопросы касательно данных тем. Интересна была этика делового общения/отношений.

Скоркина Н.Р.

Офис-менеджер, ООО «Аэрозоль Новомосковск»


Интересной была информация о деловом этикете, делопроизводстве, ГОСТ на оформление документов.

Валуева О.А.

Все очень понравилось. Интересной была информация о встрече иностранных гостей.

Шумилова А.Г.

Ведущий администратор, ООО "Торговый Дом "Аскона"


Интересный материал по теме, прекрасные преподаватели.

Щелгачева Д.В.

Специалист по связям с общественностью, АУ Ханты-Мансийского автономного округа-Югры "Центр профессиональной патологии"


От проведенного курса осталось положительное впечатление.

Сечкина Н.Н.

Эксперт отдела правового обеспечения и делопроизводства, Администрация городского поселения Селятино Наро-Фоминского муниципального района Московской области


Достаточно интересная и полезная в дальнейшей работе информация; увлекательная подача материала очень мотивирует.

Балыкина Ю.М.

Секретарь-референт, АО Джей энд Ти Банк


Мне очень понравился семинар. Я получила массу полезной и актуальной информации в части: деловой этики, психологии общения в повседневных и конфликтных ситуациях, ведение переговоров. Очень интересным было для меня получение знаний, умений и навыков по профессии "секретарь", в части документооборота, делового письма. Думаю, что материала было достаточно, подавался на понятном языке. Услышать хотела темы из психологии межличностного обучения.

Ермоленко В.Э.

Референт, Государственная компания "Российские автомобильные дороги "


Курс понравился. Узнала много новой и интересной информации.

Кашайкина Н.Ф.

Ведущий специалист-эксперт отдела секретариата и протокола Управления делами, кадрового и правового , Федеральное медико-биологическое агентство


Курс понравился насыщенностью программы. Особенно хочу отметить преподавателя Алевтину Владимировну за профессиональный подход, простоту и доступность изложения материалов, с таким преподавателем хочется советоваться и вступать в диалог.

Одинцова Е.С.

Секретарь, АО «Центр научно-технических услуг «Динамика»


Спасибо большое! Мне все очень понравилось.

Шараганова Е.В.

Референт, ГК "Российские автомобильные дороги "


Хорошо дополнила свои знания.

Цымбалюк А.А.

Помощник генерального директора, ООО «КЬЮТЭК»


Получила достаточно много новой информации. Обязательно использую ее на практике.

Куликова Е.Е.

Офис-менеджер, ООО «ВсеИнструменты.ру»


Впечатление о курсе хорошее. Всегда приятно и полезно слушать и профессионалами своего дела.

Бухвалова Е.А.

Ведущий специалист 3 разряда отдела секретариата и протокола Управления делами, кадрового и правовог, Федеральное медико-биологическое агентство


Семинар очень эффективный, все очень доступно и понятно. Узнала много нового.

Семененко Е.А.

Секретарь директора, Акционерная компания "АЛРОСА"


Семинар был очень интересным. Все темы рассказаны с практическим применением.

Кудряшова Н.Ю.

Помощник ректора, Сахалинский государственный университет


Узнала много интересной и поучительной информации.

Макаренко М.Н.

Помощник проректора, Сахалинский государственный университет


Очень понравилось, много новой информации из рук замечательных преподавателей.

Замула Т.В.

Секретарь-референт, ЗАО «СММ»


Полный, емкий курс в четком,лаконичном изложении. Доброжелательность и высокий профессионализм преподавателей.

Прокуронова Ю.О.

Спасибо Вам большое за предоставленную профессиональную информацию, которую можно использовать в ежедневной работе. И важно то, что в компаниях разного профиля, сферы бизнеса.

Манушкина А.Р.

Много полезной информации, которая действительно при ее практическом применении поможет повысить эффективность и качество работы.

Булатова Д. И.

Помощник руководителя, ООО "ТК Нефтетанк"


Положительные эмоции, много новой и полезной информации, отличные преподаватели.

Панферова М. Г.

Помощник руководителя, ОАО «Киномакс»


Курс понравился. Все темы были раскрыты в полном объеме. Информация была приятной для восприятия.

Захарова М. А.

Заказать обратный звонок

×

Сайт УЦ Финконт использует cookies. Подробнее »

Продолжая работу с сайтом, Вы выражаете своё согласие на обработку Ваших персональных данных.

Отключить cookies Вы можете в настройках своего браузера.

http://uat.finkont.ru/training/all/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya-kurs-v-moskve